每次提案都好緊張?行銷菜鳥必學的簡報準備技巧

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上次看完了簡報怎麼做:第一次做PPT就上手!如何做出優秀提案簡報?
但做完PPT還要上台講解,明確傳達PPT內的重要訊息,才算是100%完成了你的「簡報」。

要怎麼做才不會讓簡報太長太冗太無聊,讓聽眾睡著或感到不耐煩呢?

一個好簡報的原則其實很簡單,最重要的兩件事就是時間和節奏!如果簡報的時間超時或過短,導致簡報主軸失焦,反而會無法明確傳達簡報內容,更無法達成簡報目的;而倘若是簡報節奏不好,無論是過快或過慢都會讓聽眾難以吸收,想要順利提案的機率就會大幅降低。

因此如果想做一次完美的簡報,事前的排練絕不可少。

簡報演練的三個重點

排練時可以針對節奏和時間來練習,主要有3大重點要注意:

1.每張投影片的停留時間不要超過2分鐘

簡報的時間過長,會導致觀眾無法持續的集中精神,也就無法完整吸收你想要傳達的訊息。所以在做簡報的時候,務必要好好地掌握時間。
倘若練習時發現內容太多,停留在一張投影片的時間過長的話,記得將投影片內容重編成2–3張,如此一來,就能利用投影片換頁,重新拉回觀眾的注意力。

2.注意整份簡報所需的時間

如果事前拿到會議排程,就能知道自己有多少的簡報時間。
不過練習時建議最好以少於時限2–3分鐘的時長來排練,把過程中的觀眾提問時間也預留起來。若你只有10分鐘這麼短暫的時間,就好好地把握整整的10分鐘吧!

3.每一頁先將重點提出,再來敘述細節

會不會覺得聽演講時,結束後都只記得講者最開始敘述的內容呢?
由於聽眾精神大多集中在剛開始的時候,因此進入一張新投影片時,先講重點除了能更精確的掌握時間,還可以確保觀眾都清楚的接收到最重要的訊息。

而且大部分的時候,做簡報不是在說故事,畢竟不管是老闆同事還是客戶都沒閒功夫聽廢話。所以最好先把重點明確地說出來,然後再補充說明不足的部分。
依照上面三個重點來排練,基本上就不會有問題啦!

(延伸閱讀:【免費PPT模版下載】簡報怎麼做都好醜?套用這些模板,一秒變專業!)

切換簡報是可以抓回聽眾注意力的好時機。/圖:Unsplash

簡報提案時的5個小技巧

排練簡報還有些事半功倍的小技巧,有機會的話也歡迎試試看:

1.逐字稿不但不蠢,還很實用

針對不習慣做簡報的人,建議可以寫出逐字稿,照稿多念幾次就會更熟悉自己的簡報內容,以及應該怎麼報告。
不過逐字稿僅供練習使用,實際上台時請不要帶著照讀,否則就會被笑讀稿機了!

2.拿碼表計時是必要的

在家練習的時候,不要只是看看投影片,唸唸逐字稿,一定要記得拿出碼表計時。永遠要記得,精確的掌控時間是簡報的關鍵!

3.練習不只是用眼睛看,要真的「唸」出來

因為我們的腦袋很容易自動忽略有問題的地方,所以只有真的唸出來,才會發現有哪裡不順暢。

4.把報告當成一場舞台劇來練習吧

簡報練習除了口條之外,簡報操作和肢體動作也要同步練習,除了確保PPT一切順暢之外,也可以避免上場時突然尷尬忘記手放哪。
想要確保演練順利的話,可以找朋友幫忙聽聽看或用手機架著錄影,或著對鏡子看看自己肢體動作的表現,避免太過僵硬或太過刻意的肢體動作。

5.準備關鍵字提示小抄

如果能將內容都深刻的記住,根本不需要小抄,那才是最佳的狀況。
但如果內容太多,實在記不住,那小抄就會是你的保命符啦!

要注意的是,小抄不是要做整份簡報的小抄,而是針對記不住的部分來做:可以是整個簡報的流程先後順序,也可以是各張投影片的重點提示。
在做小抄的時候,寫下關鍵字就好。因為如果是用完整的句子,很常發生實際報告時太過緊張,找不到文句重點,反而無法流暢說出完整內容的狀況。

以上的小技巧希望能夠幫助到讀者們,讓大家都順利的完成簡報唷!

作者簡介:

因為經歷過,所以感同身受 我們是五斗米,一群曾在險惡職場上苟延殘喘的社畜們,希望用我們的經驗拯救普羅大眾。

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首圖來源:Photo by Edna Skylar on Unsplash
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