大公司都怎麼做簡報的?把握Apple的簡報法則,提案一秒變專業!

文/曲潔君

穿著素色高領衫、牛仔褲,一臉輕鬆卻又不失嚴肅的站在台上,再搭配背後簡潔有力的Keynote簡報,縱使賈伯斯的經典Apple產品發表會已成為絕響,那樣的經典專業形象還是深深刻在每個人的腦海中。

接班人庫克,雖然沒有賈伯斯那樣的個人魅力,但搭配上Apple的經典簡報,還是場場發佈會都讓人目不轉睛。究竟Apple到底施了什麼簡報魔法,才可以抓住場下每一位刁鑽又專業的觀眾眼球?

觀眾注意力流失快

開頭90秒決勝負

根據專家建議,若無法在開始簡報的90秒內獲得觀眾的注意力,觀眾就會開始渙散,之後要再重新獲得他們的注意,就非常難了。Apple的每場簡報都堅守這個規則,盡量讓開場有亮點,獲取觀眾注意。

例如2012年的WWDC發表會,當所有觀眾在等著庫克進來開場時,傳來的卻是語音助理Siri的聲音說:嗨,今天我被指派來暖場。接著Siri用幽默的方式,開了幾個小玩笑如:現場有許多熟悉的面孔呢!(familiar interface 英語雙關:軟體介面)看來Instagram終於接受Facebook的好友邀請了!惹得全場大笑。

而那場發表會,全新升級版的Siri也是發表的新產品之一,這樣前後呼應,緊扣主題的開場,也讓觀眾沈浸於整場發表會,並牢牢記得發表會的重點。

別管Bullet Points了

照片影像才是王道

剛入行時,常聽到主管說,做簡報要列點式,把重點通通用Bullet Points列出來!列點式一開始的用處在於不讓所有文字擠成一團,讓重點被蓋過。不過,如果列了一堆點,擺在一起一樣是一坨文字,只是一坨行距比較大的文字而已,其實對於觀眾與閱讀者而言,一樣很吃力。

因此,在Apple的簡報中,看不到任何列點式的頁面,他們傾向於使用圖像引起觀眾注意,並將重要的文字簡短的放在圖片旁邊。這個技巧其實很簡單,當你要呈現目錄、優勢、技巧等過去常用列點式表達的內容時,選用一張相關的圖像放在左邊或右邊,並將內容以簡短的名詞、文字放在另一邊,這樣就能有效利用圖片引起觀看者注意,並順帶將重點字帶過。

省略繁瑣的列點,大圖像加上一串字,就可以凸顯重點。圖:Apple on YouTbe
省略繁瑣的列點,大圖像加上一串字,就可以凸顯重點。圖:Apple on YouTbe(Apple 2019年9月發佈會)

丟掉多餘的數據

一張簡報一個數字

數據的確是決定一份簡報、提案夠不夠有說服力的重點之一。不過,千萬別把你所統計出來的、網路上蒐集到的數據通通塞進簡報裡,即便你找的很辛苦,算的很精準,數字很有說服力,但太多數據的簡報,觀眾仍然是不會記得的。

因此,Apple從執行長庫克,到所有高階主管,在進行簡報時,都會抓緊一個原則:一張簡報僅會出現一個數字、一句話。難道蘋果的工程師無法提供更多數據了嗎?當然不是,蘋果所擁有的數據庫大到無法想像。不過,聽說庫克本人有一項奇才,就是可以從滿是數據的超長Excel表中,挖出一般人常忽略的數據。而這個數字,就是他要傳達的重點。例如,在2019年6月的IOS13發佈會中,他只用了一個數字加上一句話,就說明了最新版IOS系統的接受度。

庫克:「85%的蘋果客戶正使用著最新的IOS系統。」沒有多餘的數字,沒有高深的術語,沒有誇張的解釋,只有簡單明瞭的一句話,搭配著背景大大的85%的一頁簡報,就解釋了整個發佈會的重點,並且將這個數字,牢牢的印在所有觀眾的腦海裡。

一張投影片只出現一個數字,抓住觀眾眼球。/圖:Inc.
一張投影片只出現一個數字,抓住觀眾眼球。/圖:Inc.

一頁一個重點標

幫你的觀眾歸納好重點

在蘋果的發表會中,你會看到每一個產品都被賦予了一個特色標題。例如:“Introducing MacBook Pro. It’s a whole new vision for the notebook.”(MacBook Pro:開起筆電的全新視野)這樣的特色標題,除了讓產品重點突出外,還能夠解決一個很重要的公關問題:讓到場的記者、部落客們,在回去寫稿時,不會搞錯重點。像這樣的產品發表會,就像台灣常有的記者會,最怕的就是在活動結束後,參與的記者們、部落客們,無論有意或是無意,寫出完全偏掉的重點或標題,這樣的結果,就等於是白辦了一場活動。

因此,蘋果很聰明的替觀眾們省去了自己找重點、下標題的麻煩。在每一頁的簡報中,你都能找到最重要的那句話,並且可以直接使用在標題上。

精美的視覺圖像,加上重點標語,蘋果的簡報讓人過目不忘。/圖:
精美的視覺圖像,加上重點標語,蘋果的簡報讓人過目不忘。/圖:Apple on YouTbe(Apple 2019年9月發佈會)

這同等能應用在行銷人們撰寫的提案簡報,每張投影片,都要賦予它一個重點、一個標題,讓聽取簡報的人清楚的知道:你能做什麼、你想做什麼,下一步,也是非常重要的一步,讓聽取簡報的人,能夠清楚的傳達給公司與團隊的決策者。很多時候,沒有拿到的提案,就是在中間轉達的步驟出了差錯,聽取簡報的人沒有搞懂提案內容,在轉達給決策者時,傳達了錯誤或不是重點的訊息,以致於最後流失合作機會。而這個差錯要怎麼避免?就是靠你清楚的重點、標題,直接了當的告訴聽眾,你能為他做什麼,怎麼做。

以上這些從Apple學來的簡報技巧,看似簡單,其實執行起來並不容易。一張簡單的簡報,背後是許多複雜的數據分析、以及無數次的企劃與討論。

各位行銷人們,即便你不是果粉,也開始練習看看,蘋果的極簡技巧吧!也許會有不同的收穫唷!

參考資料:Inc., Forbes
首圖來源:Inc.
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作者資訊

曲潔君|Grace C.
曲潔君|Grace C.
兒時萌生未來要用文字維生的浪漫夢想,長大後卻不小心進了用文字殺人的新聞系。
跳入職場大海中漂流幾年,被大浪一次次暴擊後,因行銷工作重拾文字寫作的夢想碎片,目前正在努力將這些碎片拼湊成圖。

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