每次提案都好緊張？行銷菜鳥必學的簡報準備技巧

｜本文由我為五斗米下腰授權行銷人轉載、編輯，原文網址。

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上次看完了簡報怎麼做：第一次做PPT就上手！如何做出優秀提案簡報？
但做完PPT還要上台講解，明確傳達PPT內的重要訊息，才算是100%完成了你的「簡報」。

要怎麼做才不會讓簡報太長太冗太無聊，讓聽眾睡著或感到不耐煩呢？

一個好簡報的原則其實很簡單，最重要的兩件事就是時間和節奏！如果簡報的時間超時或過短，導致簡報主軸失焦，反而會無法明確傳達簡報內容，更無法達成簡報目的；而倘若是簡報節奏不好，無論是過快或過慢都會讓聽眾難以吸收，想要順利提案的機率就會大幅降低。

因此如果想做一次完美的簡報，事前的排練絕不可少。

簡報演練的三個重點

排練時可以針對節奏和時間來練習，主要有3大重點要注意：

1.每張投影片的停留時間不要超過2分鐘

簡報的時間過長，會導致觀眾無法持續的集中精神，也就無法完整吸收你想要傳達的訊息。所以在做簡報的時候，務必要好好地掌握時間。
倘若練習時發現內容太多，停留在一張投影片的時間過長的話，記得將投影片內容重編成2–3張，如此一來，就能利用投影片換頁，重新拉回觀眾的注意力。

2.注意整份簡報所需的時間

如果事前拿到會議排程，就能知道自己有多少的簡報時間。
不過練習時建議最好以少於時限2–3分鐘的時長來排練，把過程中的觀眾提問時間也預留起來。若你只有10分鐘這麼短暫的時間，就好好地把握整整的10分鐘吧！

3.每一頁先將重點提出，再來敘述細節

會不會覺得聽演講時，結束後都只記得講者最開始敘述的內容呢？
由於聽眾精神大多集中在剛開始的時候，因此進入一張新投影片時，先講重點除了能更精確的掌握時間，還可以確保觀眾都清楚的接收到最重要的訊息。

而且大部分的時候，做簡報不是在說故事，畢竟不管是老闆同事還是客戶都沒閒功夫聽廢話。所以最好先把重點明確地說出來，然後再補充說明不足的部分。
依照上面三個重點來排練，基本上就不會有問題啦！

(延伸閱讀：【免費PPT模版下載】簡報怎麼做都好醜？套用這些模板，一秒變專業！)

簡報提案時的5個小技巧

排練簡報還有些事半功倍的小技巧，有機會的話也歡迎試試看：

1.逐字稿不但不蠢，還很實用

針對不習慣做簡報的人，建議可以寫出逐字稿，照稿多念幾次就會更熟悉自己的簡報內容，以及應該怎麼報告。
不過逐字稿僅供練習使用，實際上台時請不要帶著照讀，否則就會被笑讀稿機了！

2.拿碼表計時是必要的

在家練習的時候，不要只是看看投影片，唸唸逐字稿，一定要記得拿出碼表計時。永遠要記得，精確的掌控時間是簡報的關鍵！

3.練習不只是用眼睛看，要真的「唸」出來

因為我們的腦袋很容易自動忽略有問題的地方，所以只有真的唸出來，才會發現有哪裡不順暢。

4.把報告當成一場舞台劇來練習吧

簡報練習除了口條之外，簡報操作和肢體動作也要同步練習，除了確保PPT一切順暢之外，也可以避免上場時突然尷尬忘記手放哪。
想要確保演練順利的話，可以找朋友幫忙聽聽看或用手機架著錄影，或著對鏡子看看自己肢體動作的表現，避免太過僵硬或太過刻意的肢體動作。

5.準備關鍵字提示小抄

如果能將內容都深刻的記住，根本不需要小抄，那才是最佳的狀況。
但如果內容太多，實在記不住，那小抄就會是你的保命符啦！

要注意的是，小抄不是要做整份簡報的小抄，而是針對記不住的部分來做：可以是整個簡報的流程先後順序，也可以是各張投影片的重點提示。
在做小抄的時候，寫下關鍵字就好。因為如果是用完整的句子，很常發生實際報告時太過緊張，找不到文句重點，反而無法流暢說出完整內容的狀況。

以上的小技巧希望能夠幫助到讀者們，讓大家都順利的完成簡報唷！

作者簡介：

因為經歷過，所以感同身受 我們是五斗米，一群曾在險惡職場上苟延殘喘的社畜們，希望用我們的經驗拯救普羅大眾。

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首圖來源：Photo by Edna Skylar on Unsplash
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