想知道 Gmail 是否被「已讀」,6 大隱藏版功能報你知!

Gmail 是現代人最常用的電子郵件,除了基本的寫信、收信或查看行事曆等功能之外,你可能不知道,Gmail 還擁有許多強大的功能設計。以下整理出 Gmail 六大隱藏版好用的功能,幫助節省時間並提高工作效率。

一、Gmail 收回郵件功能

在編輯郵件的時候不小心按到送出鍵,又或者寄出郵件的時候才發現寄錯人了,這時候該怎麼辦?別擔心,Gmail 和 Line 一樣有「收回」的功能,設定也很簡單。只要在介面右上方,齒輪的選項按設定,就可以進入到「取消傳送」的功能。

此功能可以選擇設定延遲發信的時間,最多 30 秒。設定完之後,往後送出郵件時,經過 30 秒後系統才會發送郵件,這寶貴的「30 秒反悔期」,讓人有挽回的機會。該寄的寄,不該寄的保握時間趕緊收回吧!

收回郵件功能設定
(收回郵件功能設定/圖:DGcovery記者製作)

二、追蹤對方是否「已讀」郵件

送出郵件後對方有收到嗎?尤其是重要的郵件,會讓人更想確認是否已平安送達。想知道郵件是否「已讀」,你需要工具的幫忙。Google Chrome 瀏覽器有一組好用的擴充功能 MailTrack,將它安裝入 Gmail 後,信箱會在每封寄件信件前顯示「已寄出」和「已讀」的圖示。

第一個勾勾顯示為綠色,代表郵件已經成功寄出,第二個勾勾顯示為綠色時,代表對方已經讀取該 Email,簡單易容且完全免費,是實用的 Gmail 擴充功能好幫手。

安裝 MailTrack 追蹤郵件是否已讀
(安裝 MailTrack 追蹤郵件是否已讀/圖:DGcovery記者製作)

三、Gmail 工作排程功能

Gmail 除了寄收郵件之外,還能使用工作排程功能,在郵件點選 Tasks,會在右下角跳出一個視窗,此時可以手動輸入待辦的行程,或者直接在信件前面勾選並新增至 Tasks,在 Tasks 視窗裡可以編輯及管理待辦事項,還能標記完成事項,對於追蹤某封郵件或管理自己工作行程很有幫助。

Gmail 工作排程
(Gmail 工作排程/圖:DGcovery記者製作)

四、發送罐頭訊息

如果你經常需要一遍又一遍的發送相同的訊息,例如問候語或聯絡方式等,懶得每次都重打一次,就可以使用罐頭訊息設定。點入右上角的齒輪找到設定,點入後上排有個「研究室」,往下找便有「罐頭回應」選項並設為啟用。

罐頭訊息設定
(罐頭訊息設定/圖:DGcovery記者製作)

設定完之後來到新增郵件,依造「倒三角形→罐頭回應→新增罐頭回應」的步驟,設定好罐頭訊息之後,下次再發送郵件時便可直接使用。

罐頭訊息使用
(罐頭訊息使用/圖:DGcovery記者製作)

五、離線狀態處理郵件

許多人習慣使用零碎時間處理郵件,如果出門在外網路不穩定,或者是斷網的時候,還是可以使用 Gmail。只要事先下載 Gmail 離線版,就可以在離線狀態下閱讀、搜尋文件以及檔案歸檔,也可以在離線時先寫好草稿,帶有網路後再寄出。

離線Gmail下載
(離線Gmail下載/圖:擷取自Gmail)

六、休假自動回復功能

工作忙碌的現代人,休假日時還要回客戶 e-mail,處理公司的業務。如果想放個長假出國,不想還要煩心工作,此時可以利用 Gmail「休假回復」的功能。點選右上角齒輪進入設定,在一般設定區就可以找到休假回復,開啟休假回復後,這段時間寄信的人就會收到系統自動回復,告知使用者的休假資訊。

休假回復功能
(休假回復功能/圖:DGcovery記者製作)

平時常用的 Gmail 原來還有這麼多好用的隱藏功能,方便之外還能大大的提升工作效率,趕快來試試看吧!

 

參考資料:techlicious電腦玩物
首圖來源:
123RF 
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作者資訊

黃虹妏 | Wendy H.
黃虹妏 | Wendy H.
醫管系畢業,不務正業的走向行銷和平面設計的領域,因為背包客旅行經歷,喜歡上攝影及文字創作。目前從事數位行銷、內容編輯、企業專訪的工作,探討人事物在數位時代下的轉變與趨勢。
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