【PPT】大多數人第一步就做錯了!簡報「版面配置」小技巧|附影片教學

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文/鄭冠中 Jason Cheng

歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。

過往我在外面授課的時候,發現大多數的同學在一開始做投影片的時候,常犯的一個小錯誤,而這個小錯誤將會影響到後續做 PPT 時非常大的麻煩,它叫做:「版面配置」

影片教學


什麼是PPT「版面配置」?

製作簡報,無論你是用預設的模板,還是網路下載的模板,基本上你都會開到這些畫面:「按一下新增標題」、「按一下新增子標題」、甚至你還會看到「按一下新增文字」這類的預設框。
裡頭還可以幫你設定插入圖片、插入表格、插入 SmarArt 等等的選項,看似很方便,但當你看到這些 PowerPoint 內建的預設框時,千萬、千萬、不要給我點下去!

根據我 300 場的授課經驗,我發現:
「大多數的同學,浪費那麼多時間做簡報投影片,都是這個害的!」

都是這些預設的框害的,所以我強烈的建議大家,千萬不要再使用這些預設的框了。
為什麼?我試一次給大家看。

為什麼不要用預設的版面配置?

當我們開始製作投影片時,看見這些「按一下新增標題」、「按一下新增子標題」,多數人下意識地直接點擊來進行編輯文字,可是這時候你有沒有發現:

「旁邊的框,空出來好大喔!?」

這時候,百分之 99 的人會這樣做:「縮小放大」,可是你有沒有發現,當你在拉小的過程當中,其實很難精確的拉到適合的大小,而且,

「為什麼有時候拉小時,整體會跟著自動縮小 ; 而拉大時,會自動變大,好奇怪喔?」

這個看似貼心的功能,在實務上並不實用。/圖:作者提供

更詭異的事情是「為什麼虛線框,會卡在字的中間?」

當我們不想要這些文字時,若選擇將其按 Delete 刪除,仍會出現「按一下新增標題」、「按一下新增子標題」的文字,造成了排版上的干擾,其實在實務上,我們並不需要這麼大的框,讓版面越乾淨,越方便排版。因此,強烈建議大家,不要再使用這些預設的框,來造成後續編輯上的不便。

預設框容易影響使用者處理表格、重點、圖片調整。/圖:作者提供

正確的PPT排版方式

如果我們都知道不要使用這些預設的框了,而你,又不想一頁一頁刪它的話,該怎麼辦呢?

三個步驟:

(1) 先全選欲更改的投影片(Win: Ctrl+A / Mac: Command+A)
(2) 移動滑鼠游標,移動到「常用欄」的「版面配置」
(3) 點擊「空白」的母片,一鍵幫所有的投影片換衣服

Mac 版本的版面配置藏在 [投影片] 裡。/圖:作者提供

未來在開啟 PowerPoint 的第一件事情,就是讓版面乾乾淨淨。

不過問題來了…

為什麼有些字,跑掉了呀?原因很簡單:「強迫變成空白後,就會跑板了」這個問題,該怎麼解決?
此外,變成空白的母片後,面對乾乾淨淨的版面,該如何「新增文字」,而且是「正確地新增文字」呢?下一篇文章將會與各位分享。

作者介紹-鄭冠中Jason Cheng

JP Workshop 培訓師暨創辦人,專注提供高品質的專業培訓,包含簡報技巧、上台表達、顧問輔導服務,至今學員數累計 10,000 人次。
重視「所學即所用」,流暢教學節奏,平均每 30 秒換一張投影片內容,讓學員扎實地專注在學習上,立志分享傳播知識影響力。

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