【PPT】99％的人都不知道：如何正確在PPT新增文字方塊？｜附影片教學

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文／鄭冠中 Jason Cheng

在第二集當中，我想跟大家分享的是一個「看似微不足道，但卻是 99 %的人不知道」的實用技巧，這在外面翻簡報相關書籍時，也不會告訴你的觀念！

而且，這對於「使用 Windows 電腦做 PowerPoint 的朋友」特別特別關鍵。它叫做：

“新增文字方塊的「正確方法」”

 

影片教學

什麼是新增文字方塊的「正確方法」？

我想你可能會非常疑惑，這有很難嗎？有需要特別做成一集嗎？回答這個問題前，我們先來回想過往，你是如何新增文字方塊的？

還不簡單，不就是「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 →任意空白處拉出一個我要的文字方塊大小，即可新增文字，不就好了？

我必須說：「絕對不要這樣做！」
看清楚喔！上述的做法，是錯的、錯的、錯的！

為什麼不能這樣做？

原因很簡單：用手拉出來的文字方塊，是自己「大概」估計的大小，而不是「實際文字的大小」

這會導致 3 問題：

1. 明明只要幾個字，框卻太大，不符合使用效益 → 占版面，很干擾
2. 多數人有強迫症，想說太大太小，就去拉動調整它 →浪費時間在沒意義的瑣碎調整上+很難調整到精準的大小
3. 影響後續用對齊工具時，辨認的基準不對 →例如想跟一張相片置中對齊，結果因為文字方塊太大，導致置中時，文字仍然出現在左側（照理說是要文字與相片皆在正中央）

最可怕的事情是：上述三點會變成無限循環，佔據有限的製作時間。

實務上做簡報時，會每頁「反覆更動內容」，調整文字措辭、微調排版、增減圖案等。
試想，若每一個手動調整文字方塊的大小，會花你 5 秒鐘，那一份 20 頁的簡報，你會多花了：一頁有 5 個文字方塊 x 5 秒 x 20 頁投影片 x 更動 3 次 = 1,500 秒= 25 分鐘

這 25 分鐘，夠我們去做好演練、整理資料、或休息等「更高價值」的事情，我認為這時間，不值得被浪費在這小小的動作上。

該如何「正確地新增文字方塊」？

嚴格來說，原先多數人的作法，不是不對，而是要「改善最後一步驟」：

原本做法：「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 → 任意空白處「拉」出一個我要的文字方塊大小

新的做法：「插入」 →「文字方塊」 →「點擊下拉式選單」→「繪製水平文字方塊」 → 任意空白處用力「點」一下就好

是的，你沒看錯，就是這麼簡單：「用點的，而不是用拉的」，這在 Windows 電腦上一定要掌握的方法！

Mac 版本的 PowerPoint 更簡單：

任意空白處可以直接點二下，即可輸入文字。

但 Mac 的用戶還是要掌握前述的做法，畢竟在職場上協作時，總會有機會操作到 Windows 電腦的。

還有兩種更簡單做法

方法一：「插入」 →「文字方塊」 →「點一下文字方塊的圖案」→ 任意空白處用力點一下就好

方法二：「常用」 →「繪圖區」 →「點一下文字方塊的圖案」→ 任意空白處用力點一下就好

「可是每頁有新增文字需求時，還得用上述方法，也很瑣碎啊？」

問題問的好，這系列文章核心精神之一就是要：

有意識地減少瑣碎時間的浪費，將時間還給高附加價值的任務上

新增文字需求非常頻繁，我們能採取的作法是：

1. 用上述 3 方法新增正確的文字方塊
2. 輸入文字、決定字體、顏色、大小、粗細、擺放位置
3. 選取此文字方塊，按 Ctrl+D (Mac: Command+D), 實現快速複製
4. 替換文字即可，相當快速

•  同頁需要第二、第三..文字方塊，選擇第一個文字方塊，按Ctrl+D,調整位置、替換文字即可
• 不同頁需要同位置的文字方塊(例如想要統一左上角有標題)，選擇畫面左側此頁投影片，按Ctrl+D,即可複製一模一樣的投影片，再替換文字即可

替換文字時，也需要注意：「不輕易亂拉」

我們已經掌握了點擊的方式來新增正確版本文字方塊，然而有蠻多夥伴，仍會在替換文字時，不小心「拉動調整方塊」，只要一拉動，基本上後續在排版時就會受到影響！

若遇到這類情形，請趕緊按「復原上一步」，快捷鍵為 Ctrl+Z(Mac: Command+Z)

掌握好做簡報的核心戒律：

「不輕易去亂動文字方塊的大小」才能省下寶貴時間

作者介紹－鄭冠中Jason Cheng

JP Workshop 培訓師暨創辦人，專注提供高品質的專業培訓，包含簡報技巧、上台表達、顧問輔導服務，至今學員數累計 10,000 人次。
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