你真的會用Gmail嗎？收回郵件、回覆提醒 10 個Gmail隱藏版技巧（上）

文／曲潔君｜首圖／Photo by Kon Karampelas on Unsplash

Gmail是越來越多企業選用的郵件工具，簡潔的外觀和方便的Google系統是許多新創公司和外商企業的愛用原因之一。不過，除了收信、寄信、回覆、附件等簡單的功能之外，其實Gmail還有許多強大又方便的小技巧可以使用，設定完成或學會後，可以讓你在處理郵件工作時，更順暢也更快速！

技巧一：收回誤傳信件

「信件太多，結果竟然回錯信件..」、「同事英文名字太菜市場，要寄給公司的John結果手滑寄給客戶的John…」、「寄出重要信件的那一刻發現忘記把附件上傳…」、「不小心把Hello打成Hell…」

以上這些情況，你也發生過嗎？寄錯信件的當下，那種從腳底涼到頭皮的感受，想必每個在職場打滾的你我都有經歷過。其實，Gmail有一個非常貼心的功能，也就是收回信件。

設定方式：點選Gmail右上方的齒輪圖(設定)，進入「查看所有設定」後，就可以找到取消傳送的設定。
有5/10/20/30秒可選擇，舉例來說，若選擇30秒，在郵件寄出後，「取消傳送」的按鈕會持續出現在左下角30秒鐘。

技巧二：郵件排程

有重要事件必須由你發布，但剛好那天是你的休假日怎麼辦？這時候不必認命的邊度假邊加班發郵件，只要使用Gmail的排程功能就可以了。

設定方式：先寫好郵件，在原本按「傳送」的旁邊可以找到一個小箭頭，點下去就可以找到排程的功能。

技巧三：快捷鍵

其實Gmail有許多快速鍵可以使用，曾有工程師說過「想加快工作速度，就盡量不要讓手離開鍵盤」，由此可見，取代滑鼠動作的鍵盤快速鍵可以省下許多時間，有效增加工作效率。想使用Gmail的快速鍵，要先到設定把快捷鍵功能開啟。

設定方式：到一般設定的地方，點選開啟鍵盤快速鍵。

開啟鍵盤快速鍵後，不知道有哪些快速鍵可以使用嗎？可以點選鍵盤快速鍵下方的瞭解詳情，或是有一個更快的方法：在收件匣頁面，按下鍵盤上的 shift+. / 按下這三個鍵後，會跳出以下畫面，就可以看到所有快捷鍵的按法啦！

另外需要注意的是，以mac使用者來說，開啟快捷鍵後，在寫信時，如果按到 command+Enter，信件就會「立刻」傳送出去，有時候不小心左手壓到command，右手又因為換行按下Enter的時候，信件就會不小心傳出去，這點要非常注意。

技巧四：回覆提醒

每天工作的信箱會收到各種不同重要性的來信，有些不緊急的信件，在需要開會或處理其他事情時，會想稍後再回覆。不過時常忙一忙就忘記回覆了，每個人提醒自己的方式不同，有些人會使用標籤功能，有些人會故意不讀取信件，或將信件標示為未讀。

其實Gmail還有個很方便的功能，也就是像鬧鐘一樣的回覆提醒。

設定方式：在想要延後的信件上方，找到小時鐘的圖案，點選後就可選取想要Gmail提醒你回覆的時間。選取完後信件會暫時跑到「已延後」的信箱，在你設定的時間到了時才會再出現。

這個功能對於常常因為會議太多而漏信的行銷人而言非常有用，看到信的當下沒空回，就設定會議後的時間提醒自己吧！

技巧五：直接在信件建立行事曆

有時候收到活動邀請、會議邀請或是重要事件的mail時，沒有時間再另外開行事曆，重新打字或建立活動細節。其實Gamil有一個貼心的功能，可以直接把信件的內容建立到行事曆中。

設定方式：開啟想要設定成行事曆的信件，點選上方的三個・符號（不是右邊的唷，是上方的），點選「建立日曆活動」。

如下圖，點選完後，行事曆的視窗就會另外開啟，而且你會發現，剛剛那封信件的標題，會直接匯入變成行事曆事件的標題，信件內容則會直接匯入到會議細節中，這樣就不用再辛苦的打字啦！只要匯入後，再調整時間、位置以及參與人就可以了。

這些Gmail技巧是不是真的非常實用呢？使用Google工具的好處就是Google會不斷調整、更新功能，而且與各個Google線上工具如：行事曆、雲端儲存空間、Google文件等功能可以相互搭配使用。

由於篇幅限制，另外5個Gmail實用技巧請看下集：Gmail竟然可以禁止複製、自動銷毀機密信件？10 個Gmail隱藏版技巧（下）
常用Gmail的你千萬別錯過唷！

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