Gmail竟然可以禁止複製、自動銷毀機密信件?10 個Gmail隱藏版技巧(下)

文/曲潔君|首圖/Photo by Krsto Jevtic on Unsplash

上一篇文章介紹了取消傳送郵件、排成郵件發布時間、查看可用快速鍵、設定信件回覆提醒、以及將信件匯入行事曆的前五個Gmail信箱使用技巧,本篇文章將會接續著介紹另外五個很少人知道的Gmail隱藏版功能,趕快打開Gmail,跟著試試看吧!

技巧一到五請看:你真的會用Gmail嗎?收回郵件、回覆提醒 10 個Gmail隱藏版技巧(上)

技巧六:設定寄件信箱

應該有許多人在工作時會同時使用多個信箱,有些是客服信箱、有些是公司內部信箱,但有時因為寄件目的不同,以及希望收到回覆的信箱不同,就必須要一直切換使用者,實在很麻煩!

假若你要使用同個信箱寄出多封信件,但希望從另一個信箱收到回覆,這時候,就可以使用Gmail的這個功能,就能在不切換使用者的狀況下,更改寄件信箱。

設定方式:在設定的地方,點選「帳戶」,就可以在「選擇寄件地址」處新增寄件地址了。

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技巧七:開啟信件預覽窗格

許多習慣使用Outlook信箱的人,剛切換到Gmail時最不習慣的就是無法預覽信件。在閱讀大量信件時,每封信件都要點進去,再回到前一頁收件匣、再點進去下一封信件,假若網路環境不好,來回載入的時間就會令人很不耐煩。

其實,Gmail也是可以開啟預覽信件窗格的唷!

設定方式:在設定點選「收件匣」,在「閱讀窗格」一欄選擇啟用「閱讀窗格」即可。也可以設定想預覽信件的位置。

設定完成後,回到收件匣,點選右上方藍色框框的位置,就可以開啟信件預覽囉!若想調整窗格大小,可以用滑鼠拖曳分割處。

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想要切換閱讀窗格的位置,可以按下小箭頭調整。上圖是「垂直分割」的呈現方式。

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技巧八:搜尋特定信件

你是否也遇過「明明記得有收過某封信,卻怎麼搜尋也找不到?」的情況呢?大家都知道Gmail有搜尋列,可以輸入信件關鍵字搜尋,不過,其實這個搜尋功能遠比你想像的更強大!

除了輸入關鍵字搜尋外,也可以點搜尋列右方的小箭頭,就可以輸入超詳細的搜尋條件,對於信件爆量的工作者而言,這真的是非常好用的功能!

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點選右方的箭頭,就可以輸入更詳細的搜尋條件。

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有了上圖這麼詳細的搜尋條件,不管是什麼信,都可以輕鬆的被找出來!

技巧九:建立範本

有些信件是工作上會固定用到的,例如:開發信件、感謝信件等,像這類型的信件,只要把它儲存成範本,就可以在寫信時套用,就不用每次都要重打啦!先前還有看過同事特別把範本儲存在另外一份Google文件中,要用的時候再複製過來,其實Gmail就有內建範本功能囉!

設定方式:在設定中找到「進階」,在「範本」內選取啟用即可。(選取後記得按儲存變更唷!)

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開啟功能後,就能在寫信視窗的右下角找到「範本」,在寫好信件後,就可以將草稿儲存成範本了。

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存取過範本後,下次在寫信時,就可以照下圖的方式,找到先前儲存的範本,點選插入範本就可以囉!

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技巧十:設定私密郵件自動銷毀、禁止複製

雖然每個產業情況不同,但總是會有機密文件、內部文件等,有時是重要開發資料、聯絡名單、個人資訊等。假若擔心這些機密文件在傳送出去後遭到複製或列印的話,Gmail有個「機密模式」可以開啟,開啟這個功能後傳送的郵件,都無法被轉寄、複製、列印或下載。

寫信視窗的右下角,可以找到一個特別的鎖頭符號,點下去就可開啟機密模式。

開啟機密模式後,可以選擇「到期日」,當設定的到期日來到時,此信件將無法再被開啟,也就是自動銷毀的概念。

按下儲存後,你的寫信視窗會變成下圖這種深藍色視窗,並在下方顯示信件到期日,假若想重新設定,可以點選右方的「編輯」。

 

簡訊密碼的部分,筆者實測後發現,輸入電話的地方找不到台灣的電話國碼,因此此功能還無法在台灣使用。假若是寄信給國外的客戶或同事,則可以在按下傳送信件後,輸入對方的電話號碼,這樣對方在開啟信件時,就會收到一組「由Google產生的密碼」,請記得,要設定收件者的電話,而不是你自己的喔!也可以參考Google官方說明

 

真的沒想到每天都在使用的Gmail竟然有這麼多功能可以設定跟使用呢!趕快把這十個技巧都學起來,下次來教教同事們吧!

以上就是10個Gmail隱藏版功能的介紹(下集),想看前五個功能介紹,請至:你真的會用Gmail嗎?收回郵件、回覆提醒 10 個Gmail隱藏版技巧(上)

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作者資訊

曲潔君|Grace C.
曲潔君|Grace C.
兒時萌生未來要用文字維生的浪漫夢想,長大後卻不小心進了用文字殺人的新聞系。
跳入職場大海中漂流幾年,被大浪一次次暴擊後,因行銷工作重拾文字寫作的夢想碎片,目前正在努力將這些碎片拼湊成圖。
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