圖解唐鳳也愛用的蕃茄鐘工作法,專家靠這招提高工作生產力

|本文由作者Kevin 劉奕酉授權《行銷人》轉載、刊登,原文網址


近日在商周上有一篇關於專訪唐鳳談論遠距工作與數位工具的文章,引起許多朋友不少的討論。

除了她在這次防疫上透過大數據及人工智慧,製作專業口罩地圖及防疫路線,為台灣防疫把關作出的貢獻之外,她在專訪中提到的番茄鐘工作法,又再一次被拿出來討論。

什麼是番茄鐘工作法?

番茄工作法,是一個超過三十年的時間管理工具,將焦點放在如何降低干擾對於認知上的影響,將更多的精力放在正在完成的事項上。
這套方法包含了五個階段:規劃、追蹤、紀錄、處理與可視化,簡單來說:

規劃:決定一天的行動(Things to do today)
追蹤:收集行動的相關數據
紀錄:將一天所得的數據整理歸檔
處理:將數據轉化成資訊
可視:視覺化展現找出改善之處與方法

首先,找出完成事項耗費的精力?以一個番茄鐘為單位來計算。
一個番茄鐘為25分鐘,完成一個番茄鐘就短休息3–5分鐘,再展開下一個番茄鐘;每完成四個番茄鐘就長休息15–30分鐘,以此類推。在紀錄表上寫下每個事項完成需要幾個番茄鐘?
番茄工作法的目標是確保當前工作不被干擾。盡量延遲這些干擾的活動,力求按部就班,納入由自己掌握的計畫鐘。
如果你是個容易受到干擾而分心,或是不懂得拒絕別人的要求,導致自己的步調總是被打亂、老是被牽著鼻子走的人。我想,番茄工作法可以幫你改善這個問題,重新奪回專注力的主導權。

番茄鐘工作法的本質:管理有限的專注力

我個人沒有在使用番茄鐘。
正確地說,我「以前」用過,但現在沒有「照著公式」在使用。
對於番茄鐘工作法的使用者來說,許多人會以一天能完成幾個番茄鐘為目標,但其實是誤解了時間管理的本質。
時間管理的本質,不是做更多事,而是用更短的時間完成目標;也就是提升效率與效能,而不是拉長工時。
假設你已經懂了番茄鐘,原本需要8個番茄鐘才能做完的事,現在只需要5個;然後發現這件事根本沒必要做,這5個番茄鐘其實可以省下來,用在更有價值的事物上。
你發現了嗎?
時間管理追求的是「少」而不是「多」,任何的時間管理方法,包括番茄鐘,都是建構在「有價值的」任務上。也就是說,待辦事項的管理必須在時間管理之前做好,才會讓時間管理有意義。
方向錯了,方法再對也到不了終點。只是瞎忙一場,徒增意義不大的經驗值而已。

常被問到的問題:我需要使用番茄鐘嗎?

我想這個方法適合三種人:
1️、不夠自律的人
2️、投入工作,就不懂得休息的人
3️、喜歡照表操課的人

通常,做事效率不好的人,是因為不懂得掌控自己的專注力。而人的專注力是有限的,必須透過轉換與休息來維持長時間的高度專注。
就像工廠的產能排程一樣,不是開到最大就好,必須考慮到產線與維養的排程,不然掛機了更得不償失。
番茄鐘的本質,就是人的專注力有限。

孩童的專注力大約20–30分鐘,成人約30–45分鐘,接近臨界點時注意力就會開始渙散,效率開始下滑。所以需要休息,消除認知疲勞、來重新將專注力抓回來。
一個番茄鐘設定為25分鐘,可以說是多數人的專注力的臨界安全值。如果你發現自己的專注力可以維持40分鐘,那麼也可以調整自己的番茄鐘單位。

很多能力很強的人,總是不懂得配速,全力衝刺的情況下,短時間或許看到不錯的成效,但長期來說未必能持久,還會產生負作用。

我認為對於剛開始學習的人來說,番茄鐘工作法有四個價值。

番茄鐘的第一個價值,在於強迫你休息,以舒緩專注力空間的平衡,即使你不懂得如何管理專注力空間。
番茄鐘的第二個價值,在於外在約束的規律性。自律是違反常態的,所以有規則可以依循、可以管控自己,人會感到比較安心。同時,也可以省下專注力在從事的任務上,畢竟自律所耗損的專注力也是頗高的。
番茄鐘的第三個價值,學會時間顆粒的概念。你會習慣估算時間、懂得將任務拆分為多個小任務,在持續有產出的情況下,也會讓你更有成就感往前進,是一種無形提升專注力的方式。
番茄鐘的第四個價值,在於協同。

為了讓團隊產生最有效率的運作,發揮一加一大於二的成效,時間管理需要共同單位,而25分鐘就是所有人的最大公約數。如果每個人都用自己的番茄鐘單位,就無法協同。
因此,瞭解了番茄鐘的本質,你該進一步追求的是專注力空間的管理。
有一個「心流」的說法,就是專注力空間的技巧,讓你在專注力最好的狀態,用最有效率的方式執行任務。
番茄鐘是一個簡單、有效的時間管理養成工具,但是當你已經熟練這個工具,希望進一步提升效率與效能,或是覺得這個工具自己操作上總是格格不入。或許,你該從本質出發,思考找到自己的專注力管理方式,調整這項工具。
我一直相信,是人使用工具,而不是工具控制人。工具既然是人創出來的,當然也可以修改、或是自己再創造一個,是吧?
時間管理的鐘,應該在你心中。(延伸閱讀:9 大原則加混合式管理,窺探 Spotify 高績效團隊的秘密

遠距工作、在家辦公最需要的就是時間管理,蕃茄鐘工作法可以讓工作者學著管理效率。/圖:Unsplash

我從番茄鐘工作法中體會到的三件事

番茄鐘工作法不只是一個時間管理工具。在實踐這項工具的過程中,我更體會到三件重要的事:
1)倦怠管理:該休息,就要休息
2)時程管理:培養出時間顆粒的意識
3)效能管理:提高專注力、避免無謂耗損

第一件事,是做好「倦怠管理」
人的大腦持續運作會消耗專注力。如何讓大腦有效運用專注力、避免空轉耗損,懂得在工作與休息之間適度的切換,大腦才會更有效率也不會過勞。在不少文章中都有提到過,高效工作者知道自己能承受的壓力是有限度的,並且會認真看待那個極限,通常是以50~90分鐘的密集工作為一個單位,兩次密集工作之間會穿插短暫的7~20分鐘休息。
過勞倦怠,常常出現在竭盡所能發揮自我的人身上。這樣在壓力與休息之間輪流切換,可以讓人維持巔峰表現所需要的體力、心力和熱情。而番茄工作法在每一個番茄鐘之間都安插了一個短休息、每四個番茄鐘之間安排一個長休息,與上述的做法如出一轍,只不過用更簡單、規律的方式。

第二件事,是做好「時程管理」
以秒、分或小時來衡量時間,都會感到時間「持續」流逝而焦慮,覺得沮喪而失去做事的動力。如果改為事件接續的角度來看待時間,將時間切成顆粒似乎就比較不會導致焦慮。
時間顆粒,就是一個人安排時間的基本單位,也是一個人看待時間的方式。
多數高效工作者的時間顆粒會控制在30分鐘到一小時之內,而番茄工作法就是以30分鐘為單位,其中25分鐘工作、5分休息。養成時間顆粒的意識,就能簡化時程計算、預估與管理的過程,將專注力放在完成工作上。

第三件事,是做好「效能管理」
就如同所有的時間管理法一樣,番茄工作法是為了節省不必要的時間浪費,而不是榨出時間做更多。我們該拚的是時效、而不是時長,而時效與專注力有很大的關聯。
人的專注力有限,而受到干擾分心、切換任務都會使得專注力耗損,如果能減少這些耗損,就能提高效率、完成更多的任務。面對干擾,主動奪回主導權最好的方式,就是延遲這些干擾的處理,先記下來、再來安排怎麼處理它。

數位時代,番茄鐘工作法還能發揮功效嗎?

面對著數位時代帶來的影響,網路與社群媒體改變了我們的習慣與行為,甚至可能都用手機取代用手錶與時鐘了。這套方法還適用嗎?

其實,從番茄工作法的本質「減少干擾的影響、提高專注力」來看,數位時代的干擾有增無減,能讓我們分心的東西實在太多了,反而更需要番茄工作法的協助,當然應對干擾的難度也更高。
過去使用計時鐘與紙本記錄的方式,現在則有更多的選擇,甚至可以透過實體與數位工具並用的視覺化管理,創造出更大的彈性、更有效率的追蹤及改善。實體紙本有助於提高動機、加強記憶、而數位管控可以即時調整時間視角,進行快速回顧與事件比較,掌握所處環境的變化。
無論時代如何變遷,最常帶來干擾的始終是我們的頭腦。
面對干擾的最佳方式就是加以接受、心平氣和的處理;即使真的分心做了其它事也沒關係。
下一個番茄鐘會更好,放輕鬆吧!

作者簡介:

劉奕酉|簡報.簡單報 創辦人/鉑澈行銷顧問有限公司 策略長/《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》作者
職人簡報與商業思維專家。期許透過簡報與商業思維,解決職場工作者在工作上的問題,並展現個人專業價值。培訓、講座、專欄、顧問服務邀約請私訊。
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首圖來源:Photo by Icons8 Team on Unsplash
責任編輯:曲潔君 Grace C.

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