時間總是不夠用?這樣做讓開會更有效率!

為什麼我要看這篇文章: 沒事就開會 ?企業無效率的關鍵就在太多、太長的會議,每次開始會議前問自己三個問題:可以取消這場會議嗎?可以縮短會議時間嗎?以及事前做了哪些準備?唯有如此會議才有意義,否則都只是浪費時間。計算一下,你今天又浪費多少時間了?

Manager,經理,英文名詞。

教科書的翻譯指:一個負責特定團隊或部分公司組成的職務,經理通常會有一個以上的成員向自己報告。然而這樣的定義已經過時,特別是在資訊科技發達的今日,經理的角色逐漸轉向:一個穿梭於各個會議的職務,同時可能利用行動裝置回覆電子郵件。儘管有部分的人表示不以為意,並堅持過去的定義。但現實是經理視 ” 有時間管理成員 ” 為一種奢侈,或者根本沒有足夠的時間進行管理。

沒事就開會 ? 企業無效率的關鍵

無止盡的一對一討論、缺乏或沒辦法授權、離團隊成員越來越遠等等的惡性循環,在組織內部絕對不是一兩天的事情。這篇文章絕不是讓你感到更糟,我們想要幫助你踏出第一步,不僅完成自己的所屬責任,甚至是建立一個超棒的團隊。今天與各位介紹幾種方法,讓經理、主管可以更有效率地領導團隊 — 當然,利用更短的時間。

進入會議之前,請務必清楚且確定會議目的為何。就像是你無法給別人你沒有的東西,如果身為經理的你都沒有釐清會議目的與重點,團隊成員勢必如此。有一個具體明確的會議方向,當然會需要花時間在事前的準備、會議重點討論順序、以及後續的追蹤管理,但其成效就是大大減少不必要的會議浪費,讓你有更多時間去進行策略性思考

首先,大膽減少 / 取消會議數量!捫心自問是否陷入 ” 越多會議代表自己越重要 ” 或 ” 越多會議代表做越多事情 ” 的陷阱?參與很多的會議固然會讓你覺得自己很重要,但對於時間分配一點幫助也沒有。按下參與會議按鈕之前,問自己一個問題:我真的應該加入會議嗎?如果答案是不會,你應該選擇拒絕或者採取以下作為:

1.會議之前先了解議程,並且分享你的看法。( 同時要求做出每一場會議的議程,如果議程沒有什麼內容,那代表會議根本也不用開了!)

2.將想法寄給每一個與會的成員,並溝通在團隊中扮演的角色。

3.事後要求會議記錄,以方便追蹤管理。

如果你對於 ” 拒絕會議 ” 感到罪惡或歉疚,不妨換個問題問自己:假設今天生病無法會議,請問需要因此延期或重新排程嗎?如果答案是 ” 否 ” 的話,代表你沒有必要浪費時間在上面。有些情況你必須參與會議,但僅需提供策略上的建議,而非實務上的細節討論。你可以大膽地要求將你的部分,提前至會議前半部進行,並跳過與你不相關的討論。

減少會議數量之後,你需要減少會議的長度!

兩個問題:第一、你是否發現會議大部分時間是在更新大家的進度?而老實說,這些東西早就讓所有人知道了。第二、你是否已經習慣會議須時一小時或以上?舉例來說,我們來預訂明天的會議,就設定 10 點到 11 點吧!只要你有這些現象,以下是一個決策樹狀圖,可以協助你有效降低無謂的浪費。

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在競爭激烈與大環境欠佳的現在,經理主管不能只是想著完成最終目標,同時要思考如何在最少時間投入下完成一樣的成效。能用電話解決的絕不開會,能用電子郵件解決的絕不打電話。如果真的需要一場會議,請不斷挑戰自己能不能更精簡、更快完成。假設你有所疑慮,從那些號時三十分鐘的小會議嘗試起,能不能在時間內完成,甚至更短時間完成!當一個經理人慢慢掌握其中訣竅後,要慢慢擴展到其他更大更冗長的會議,效果絕對讓任何人都驚艷!當你開始領略其中的好處時,恭喜你已經往高效能經理人邁進重要的一步!接下來,要推及到整個團隊之中,將效益發揮到最大

1.能夠用電子郵件或訊息解決的事情,就不要帶進會議室。會議僅用於重要議題的討論以及決策。除此之外,不需要再另開會議。

2.在會議開始之前 ( 絕不是前半小時而已 ),讓每個團隊成員知道開會目的與議程,其主要功用並不是讓成員了解情況,而是讓團隊成員知道自己是否需要參加。不需要就不用參與會議。

3.指定一個人將討論的過程、決定以及背後的原則,詳述記錄下來。確實讓所有經理主管傳閱,特別是那些可能與此會議有關,但不須參與會議的成員。

最後,學習將你的行事曆淨空,並把握住隨時可能消失的工作時間。從時間的被動者轉為主動者,一開始一定會有所不習慣,但切記你需要的是工作,而不是忙碌!選擇正確的使用電子郵件、會議排程等,自然可以專注在真正重要的事情上,才有所謂的策略性思考。

藉由減少會議的次數,讓團隊成員知道你要的不是泛泛空談,而是實際的成效和效率。經理主管可以擁有更多時間在策略、在設定清晰的優先順序上,團隊自然往好的方向持續前進,成為越來越好的良性循環。

主圖來源:pexels

 *原文來自合作媒體 JANDI,感謝授權轉載

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JANDI
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