溝通猶如死胡同?一小時製圖方法,教你用視覺提升溝通效果!

人類是視覺性的動物,我們高度依賴視覺來做為理解事務的依據,因此,若是能在工作中將繁雜、生硬或是難以理解的文字及對話內容以視覺呈現,勢必能夠提升溝通的效率與效果。今天要來告訴大家一些方法,教您如何用「一小時繪製出圖表」,提升您在工作中的效率與溝通效果!

現在的科技發達,電腦程式很容易就能將「資料視覺化」,但是,人類跟電腦最大的不同,就是在於我們擁有「情感與想法」,因此我們真正需要的,不是只有將「資料視覺化」,而是將「想法視覺化」。

《哈佛教你做出好圖表》一書中,作者提到不應該只是急著將「資料」視覺化,因為這種方法大家都會,他可能只需要5分鐘就能完成,但卻不見得可以確實傳遞我們的「想法」,我們要做的,應該是花多一點心力來「釐清所要傳達的內容與想法」,進而才能找出最有效的視覺化方式,來提升溝通效果。

事實上,要將想法視覺化並不難,只需要花「一個小時」,就能將視覺溝通品質提升至最佳狀態,以下將以「四個步驟」來告訴大家如何達成!

【Step1. 準備:5分鐘】

在準備的階段中,最重要的是要先讓自己專注思考,減少被打擾的機會,並且廣泛思考,不要被手邊的資料侷限,勇敢跳脫框架,將想法隨時記錄下來,用「關鍵字和注釋」來提醒自己,掌握幾個基本的要點:主題如何下標?對象是誰?將展示於什麼場合?要採用哪一種視覺圖示?

【Step2. 對話與傾聽:15分鐘】

對話與傾聽是很重要的,如果你自己還抓不到重點,建議找局外人一起討論,因為他對於你所要傳達的資訊所知甚少,所以必須要抓準重點;如果你覺得自己的想法已經不錯了,建議找相關人士討論,這樣有助於提升質量。

另外,必須問自己幾個問題,最重要的是「我在進行什麼?」,如果你的目的是陳述某件事,可以問自己「我想要說什麼或指出什麼?」;如果你的目的是驗證或探索某件事,就問自己「我想要證明或了解什麼?」,並且在聽別人說話的同時也要聽自己說的話,把一些「可以視覺化的關鍵字詞」記起來,才能進入到製圖階段。

【Step3. 畫草圖:20分鐘】

草圖是想法與視覺化之間的橋樑,當進入到繪製草圖的階段時,要運用前面所記錄的「視覺化關詞」畫出幾種草圖,並且找到最適合呈現詞意的圖示類型。

如果知道的圖示類型(就是呈現方式)還不夠多的話,平常可以多瀏覽一些相關的網站,例如:投入資料視覺化的網站、追蹤一些常常張貼圖表的網友等等,可以幫助自己廣泛收集圖表範例,學習圖表分類和類型。

以下提供書中一部分的「阿貝拉圖表指南」,讓大家參考有哪些不同類型的圖表可以做為範例:

【Step4. 畫原圖:20分鐘】

畫草圖是為了找出想法,而進入到原圖的階段,就是要讓想法完善呈現。在畫原圖之前,必須要留意是否達到以下幾種跡象,如果都達成了就可以開始製圖:

01. 我的草圖相當吻合「我想要說什麼或指出什麼?」的陳述。
02. 我的草圖可以讓一個想法更完善,而非在各種想法上捉摸不定。
03. 我的草圖上可以畫出實際的資料座標和標籤。
04. 發現自己在設計圖表,很慎重地考慮顏色、標題和標籤。
05. 我已經沒有其他想法了

繪製原圖大概有三種方法:
01. 書面:在紙張、白板上
書面原圖適合簡單的資料集,和簡單的視覺化效果。
02. 數位:在軟體或網路上
數位繪圖適合處理較多或複雜的資訊。
現在數位繪圖工具有非常多種,以下透過不同的資料性質作為分類,
提供部分普遍適合使用的軟體工具簡介(點擊圖片可放大):

03. 配搭:與其他專業人士搭檔配合
你所要表達和呈現的想法,可以找不同專業領域的人士合作,
這可以彌補你欠缺的那些專業知識,例如:
找工程師,他可以替你創建複雜的程式;
找美術設計師,他可以使用設計工具幫你繪製複雜或不尋常的圖形;
找數據分析師,他可以替你發現、釐清、清除和處理商業智慧的資料,
這些都會對你需要呈現出最終的原圖更有幫助。

切記要釐清想法、廣泛思考、與人討論、抓關鍵詞、多看範例、善用工具,並懂得與其他專業人士搭配,不要只是將「資料視覺化」,要加入人類特有的「想法」,讓圖表達到有效的溝通,才是一個有質量的圖表!

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主圖來源:everypixel

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