數位轉型沒捷徑!如何讓員工從抗拒到樂意?「局部施行」是關鍵

▌本文由作者游舒帆 gipi 提供,並授權《行銷人》網站編輯、轉載。

無論是數位轉型或組織變革,企業都應該採取「局部施行」,這樣的概念,過去我們在企業應用軟體行業,其實相當常見。

很多人聽到公司要導入 ERP 時,就會緊張到不行,甚至為了導入這個系統,必須先找幾個人來擔任 PM 才敢推行。即使如此,有專人來負責 ERP 專案,導入失敗率仍然非常高。

因為數位化的過程,不是將「人工流程電子化」,這麼簡單而已。

其中,涉及了工作流程的重整,這包含了:標準流程的定義、分支流程的重整,以及錯誤流程的移除、各種權限的重新定義、部門與職能角色的規則梳理、數據與表單格式的校正。更別談,ERP 導入真正開始落實之後,人員必須重新調適與習慣這一切改變,說實在「數位導入」是個非常大的工程。

例如:企業入口網站或電子表單,這一類工具型軟體,雖然導入容易,但要養成大家使用習慣也要花不少的時間。因此,企業應用軟體的導入,真的是不容易。

不過,軟體公司當然也不是省油的燈,如果一次全面導入不容易,那就先「局部導入」吧!

ERP 影響範圍整個太大了,那就先推財務模組,因為財務的管理邏輯,一般變化性較小,需要客製化的比例相對較低,受影響的人員較有限,推動起來相對容易成功

例如:電子表單,所有流程想要一次完成,有難度的話,那就先從大家最常用的流程做起吧!請假單、會議申請單,是每個人都有機會用到的,流程與表單內容也相對單純,所以可以先做試行,過段時間大家覺得方便,再開始推其他流程…

(數位化的過程,不等於將人工流程電子化,專家建議企業應該採取「局部施行」/圖:unsplash)

早期,很多 PM 會希望一次解決問題,後來發現「局部導入」的方式,對客戶或公司相對穩健。

接下來,困難點會開始出現在訂單上,如果是分階段導入,那是否也是分階段簽訂合約?等前一個階段上線,運作沒問題之後,再決定要不要採購其他部分。

這種作法,對客戶來說是最有利的,對供應商或業務來說,卻是一種兩難。其實,這是一種合理「按需付費」的概念,我享受了多少才付多少錢,而不是先花了大筆錢,然後漫長等待後面,可能會出現的完整效益。

有些外包商採用「預付款項」做法,也就是合約先簽一筆錢,承諾這筆錢預計完成多少工作量。

例如:預付款是 100 萬,在每個迭代中,外包商會告知客戶,這次迭代的費用是多少,會從 100 萬裡扣除,若專案完成後,仍有餘額,那就退回,若超支,則另簽合約。這是一種較特殊的合約簽法。不過,只要兩邊的財務,能夠對得起來,其實也不是多複雜的問題。

回過頭來談數位轉型、組織變革,這件事一直都很困難。但是,用對問題,拆解問題,拆分階段,別讓採購與財務流程卡死自己,供應商也別老想著一次砍大單,多把心思放在協助客戶達成目標上,上線成功率才會提升,客戶關係也才會長久。


游舒帆 gipi /技術起家,後走入管理、產品、營運相關領域。曾指導、諮詢超過 100 位以上經理人,實戰經驗豐富。且熟悉多種專案管理手法,並將商業思維揉合於專案管理工作中,讓專案以最小阻力的方式順利推進。

主圖來源:unsplash
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