【PPT】一目瞭然的PPT模板!讓觀眾一眼就看到重點|影片教學

|本文圖片與影音內容均由《簡報藝術烘焙坊 (弘觀國際顧問)》授權行銷人轉載、編輯,未經原作者授權請勿轉載,原文出處。|首圖/彭毅弘


文/Bill 彭毅弘

人們常說做PPT要說重點、秀重點,但不曉得你有沒有一種經驗,就是就算你已經努力精簡內容、只呈現出重點中的重點,結果報告還是被你的主管或是老師批評說「沒有任何重點」,讓你感覺滿腹委屈呢?

其實,你以為的重點 可能「不是」觀眾的重點,更不是PPT的重點!在接下來的分享中,我們將會逐一破除這些迷思,讓你可以做出正確的判斷!

案例解析

以這個我們經常在企業內訓中引用的表格案例為例。一般的初學者在準備簡報的時候,很可能就是單純地把紙本資料給複製貼上,但這看在觀眾的眼中基本上就是「沒有重點可言」。

而稍微有一點經驗的簡報者,會懂得「抓重點」,比方說這張表格的重點是要凸顯各個產品線在不同月份瑕疵率的高低,因此去強化顯示瑕疵率的綠色、黃色與紅色會是非常合理的選擇。

然而有趣的是,相信看到這邊的你,一定還是會覺得即便強化了重點,整個畫面還是有點「花」。但重點不是已經強調過了嗎?為什麼還會花呢?

這是因為這裡所強調的重點,是講者、簡報者視角的重點,但是看在你、也就是觀眾的視角中,只會感覺這張投影片的配色依舊五顏六色的非常花俏,沒有經過特別的說明可能根本看不出來製作者在設計細節的用心。

看到這邊,可能有些朋友就會開始懷疑自己,覺得「難道強調重點也不對嗎?那麼又該強調些什麼好呢?」,或者開始去尋求一些簡單的解套說法,像是「簡報本來就不適合放表格啦!簡報就是要以圖片、以講者為主,不是來讓你秀資料的。」

如果你也開始陷入上述想法迴圈的話,那麼就很可能會陷入「臨門只差一腳」的遺憾。

PPT的目的才是關鍵

事實上講者的「重點」當然是要強調的,而且在簡報中秀表格本來就是有可能會出現的需求,對於像是金融、審計相關的領域來說更是如此。所以這邊真正的關鍵,應該是取決於呈現這張表格背後的「目的」。

比方說如果這張投影片呈現的目的,是要幫助觀眾透過觀察這批產線的表現來決定下一批產線的配置以及優化方向的話,那麼這時觀眾的重點便會著重在零瑕疵率的綠色生產線—它們將會是未來產線配置的模範;以及高瑕疵率的紅色生產線—要盡量找出瑕疵的原因避免重蹈覆轍。而原本中間黃色配色的其他數據,則對觀眾而言是相對次要的,因此可以相對忽略。

而整個版面配置,就會變成像是下圖這個樣子:

退一萬步來說,到底要不要動手來強調這些重點,也是要依整體簡報的目的而定。

比方說,如果這張表格其實是當作 Q&A 的時候有人問到、才會秀出來的「補充資料」,那麼因為用到的機率不高,而且當真的需要秀出來的時候,觀眾的重點應該是在於裡面細節資料的完整性以及正確性。

因此只要上面的資料沒有錯誤,只是單純的複製貼上其實也無所謂,就像下圖這樣:

把前面三個版本並排陳列,你就會發現在不同簡報目的的情況下,講者與觀眾的重點就會跟著改變,相應最適合的準備與呈現方法也就會有所不同。

所以說到底,其實做簡報要優先思考的,既非講者的重點、也非觀眾的重點,而是要先考慮簡報本身的「目的」。目的先確定了,才有辦法接著掌握到講者以及觀眾對應的重點,準備才會精準而有效。

跳脫講者視角
分析觀眾真正想看的

這邊讓我們再次重點回顧一次本期的分享:首先,講者所認為的重點不一定是觀眾心目中的重點,因此適度跳脫講者的視角將會有助於你的判斷。再來,不論是強化資訊設計,還是單純的複製貼上,哪個簡報呈現方法比較適合需要根據實際的目的來進行判斷。最後,不同簡報目的的情況下,講者與觀眾的重點也會跟著改變,相應最適合的準備與呈現方法也就有所不同
 
以上的觀念,不曉得各位朋友是否都掌握起來了呢?這次的分享我們比較著重在迷思的破除,各位朋友如果對於設計策略或是技術細節有興趣的話,歡迎參考我們的「精準設計:簡報心法篇」以及「精準設計:PowerPoint 實戰技巧」的線上課程。這兩個線上課程會分別從設計的策略面以及技術面更詳細地介紹這個案例表格的優化方法。
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