【Excel】菜鳥必學!超實用4個Excel基礎功能:排序、篩選、格式化、樞紐分析

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雖然Excel是辦公室必備軟體,但大多數的人只把它當自帶格線的Word,不僅難以操作又浪費時間,還成為上班族的夢魘。
因此五斗米決定把超實用又簡單的Excel公式操作,到處理一切複雜大小事的樞紐分析,通通分享給米粒們。想要工作更輕鬆的話,就繼續看下去吧!

Excel的四大基礎功能:

一、排序
二、篩選
三、格式化條件
四、樞紐分析

  • 排序

面對Excel表裡面混亂的數字或日期,根本沒辦法看出一個邏輯來的時候怎麼辦呢?
其實可以將想整理的範圍圈選起來,使用「常用」裡面的「排序與篩選」接著依照你想要的方式,由小到大或由大到小來排列。

排序結果如下,數字自動地依照大小排列好囉!
而且除了數字外,在後續欄位若有其它文字的話也不需要擔心,因為排序功能是會將同一列資料連動的,所以不用擔心資料會亂掉唷!

  • 篩選

排序完以後,如果想選出特定的資料,就可以善用篩選功能。
只要選取想要過篩的項目欄位,選擇「常用」中的「排序與篩選」,然後點選「篩選」。

在儲存格中出現向下的小箭頭之後,點選箭頭,然後把你想要看到的資料打勾。

呈現出來的結果就只會剩下你想要的資料啦!當然除了篩選特定的資料外,想要篩出特定的「數字範圍」也是可以的唷!

篩選應用1:找出 8月生日的人

篩選應用2:找出大於5000的營業額

點選「數字篩選」然後可以選擇出數字小於、大於、等於的項目

  • 格式化條件

直接圖示化你的數據,讓觀看表格的人一眼就辨認出數量的多寡。雖然很方便,但這是一個沒什麼人知道的功能。
只要圈選需要分析的範圍,然後點選「常用」裡面的「設定格式化的條件」,接著點選「資料橫條」,然後選取自己想要的顏色,就會出現下圖的效果(依照數量的多寡來顯示顏色)。這樣一來,不必使用圖表也能輕鬆的看出數據多寡啦!

如果想要快速整理大量且複雜的資料,內建的樞紐分析表就是你的首選了。
只要將想整理的內容圈選起來,然後點選「插入」裡面的「樞紐分析表

右側的「樞紐分析表欄位」可以自行選擇要將現有的項目放在欄或是列,然後將數量放在「值」。
這樣就會出現自動計算加總的表格囉!

作者簡介:
因為經歷過,所以感同身受 我們是五斗米,一群曾在險惡職場上苟延殘喘的社畜們,希望用我們的經驗拯救普羅大眾。
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