【問卷操作教學】5分鐘就上手!活動有效再行銷

|文/SurveyCake|原文出處/SurveyCake官方部落格- 活動必備!透過問卷完成活動報名、觀眾互動和滿意度蒐集|首圖/SurveyCake


舉辦一場活動,一點都不容易。

活動前,報名程序繁雜又瑣碎,面對一堆超時、重複報名的申請者,一個個篩選報名資格不僅耗時又費力。

活動中,最怕參與者恍神失去注意力,落得和主持人大眼瞪小眼的窘況。

活動後,想蒐集參與者的活動回饋,以利改善下次活動的品質,但又該如何吸引參與者填答問卷、該如何好好利用回饋數據?

SurveyCake 如何協助你在「活動前」優化報名體驗、「活動中」利用問卷與觀眾互動,以及「活動後」調查滿意度回饋,進而優化下一次活動?

活動前

舉辦活動前,你需要製作活動報名問卷,提供群眾參與活動的管道。我們將與你分享:如何利用「免費範本」迅速建立一份專業的報名表單,並自動化管理問卷狀態、確保問卷回覆品質、以及優化填答體驗,最後選擇適合的問卷擴散管道,吸引更多人參與你的活動!

一、(活動前)活動報名

我們以論壇說明會為例,SurveyCake 免費提供問卷範例供你直接套用,範本內容細節均可自行修改。

問卷範本頁面-搶先看

圖:SurveyCake

為了讓填答者更快完成報名,開頭文案扮演非常重要的角色。包括報名流程、活動地點和主辦單位的聯繫資訊等,如果能在開頭就說明清楚,填答者也會更有意願完成報名。

圖:SurveyCake

除了套用報名表範本,你也可以參考以下文章,學習打造完整的報名系統,後續的擴散問卷及資料分析、運用都能一手包辦。

淘汰傳統表單! 藉由 SurveyCake 打造你的線上報名系統

二、(活動前)設定問卷狀態

某些活動會因為場地大小及準備時程而有名額上的限制,這時你可以透過 SurveyCake 的「問卷有效日」及「回收數量上限」,自動化管理問卷狀態。

問卷有效日:限制問卷開放時間

你可以使用「問卷有效日」設定活動報名截止日期,系統將會在指定時間自動關閉問卷,避免收到超時的問卷回覆。

在問卷設定中可自行設定問卷有效日。/ 圖:SueveyCake

一旦超過問卷有效日,填答者就會看到以下頁面,無法填答問卷。

圖:SueveyCake

回收數量上限:限制問卷回收的回覆數

若因活動場地大小而有名額上的限制,你可以設定「回收數量上限」設定問卷回收的回覆數量。一旦回收超過指定數量的回覆時,問卷就會自動關閉而無法填寫。往後辦活動不再需要一一過濾報名名單,並額外通知未報名成功的填答者,SurveyCake 替你省下更多時間!

在回收數量上限中,你可以自行選擇報名的人數上限 。/ 圖:SueveyCake

超過活動報名人數上限時,系統會自動關閉無法填答,並顯示「問卷已額滿」的提示字樣。

圖:SueveyCake

三、(活動前)提升問卷回覆品質

如果填答者不小心重複報名,很容易導致主辦方錯估參與人數 ; 又或是出現隨意填答的狀況,導致回收的回覆並非有效報名者,還需要一一手動刪除。

想要排除這些無效填答,你不需要親自手動檢查,只要利用 SurveyCake 「不重複」、「我不是機器人」與「隔離區」功能,就能有效確保你的表單回覆品質囉!

不重複:防止收到重複的資料

擔心報名者因為重複報名,造成人數統計上的麻煩?你可以利用「不重複」功能,系統將會自動偵測重複填寫的答案(e.g. 姓名、電話、Email…等),並阻擋填答者送出問卷,避免回收相同的回覆。

圖:SueveyCake

我不是機器人:阻擋黃牛及惡意程式灌水

擔心你舉辦的熱門活動被惡意程式大量搶票,使得黃牛哄抬票價、忠實觀眾沒機會參與活動?這時你可以使用「我不是機器人」,系統會透過 Google 人工智慧,自動判別報名者是否為真人,防止你辛苦建立的問卷,遭受黃牛及惡意程式的攻擊,也能確保報名活動的公平性。

「我不是機器人」可透過系統的小測驗,判斷回覆是否被灌水。/ 圖:SueveyCake

隔離區:避免填答者隨意作答

擔心填答者重複報名或隨意填寫報名表?你可以利用「過濾填答時間」及「偵測重複填答」兩項功能,事先篩掉無效回覆。

「過濾填答時間」能夠偵測填答者的作答時間,系統會把「填答時間過短」的回覆放入「隔離區」與其他正常答案分開,確保資料準確性。若想防止填答者利用「同個瀏覽器」短時間內重複填寫,你可以開啟「偵測重複填答」,避免影響到所有資料的統計分析結果。

圖:SueveyCake

系統會偵測不符合設定條件的回覆,並自動將無效回覆放入「隔離區」。

圖:SueveyCake

在「隔離區」中即可查看回覆被排除在外的原因。

圖:SueveyCake

若你想進一步了解如何自動化管理問卷狀態,請參考以下文章:

[ PRO ] 問卷自動關閉,杜絕逾時、超額、重複報名

四、(活動前)優化填答體驗

讓報名者享受好的問卷填答體驗,不僅能讓他們更了解活動流程與內容,也能感受到活動主辦方的用心,你可以透過「邏輯跳接題」、「引言」及「Email 回覆填答者」,優化活動報名體驗。

邏輯跳接題:讓填答者只填寫與自身有關的題目

如果問卷題目數量太多,很容易讓填答者失去耐心填寫。你可以使用「邏輯跳接題」,根據各個填答者的填答結果詢問相關題目,提供更直覺的填答體驗,也可以讓版面更簡潔。

舉例新冠疫情期間,為避免安全上疑慮,主辦方在活動前應先掌握參與者的健康狀況及旅遊史,以確保活動品質及參與人員的健康安全。這時只要透過「邏輯跳接題」,針對參與者的出國狀況進行分流,對於 14 天內曾出國的參與者詢問造訪國家,未出境的參與者則直接略過此題。不僅減少問卷篇幅,也能讓問卷填答體驗更流暢。

圖:SueveyCake

引言:告知填答者詳細的活動細節

若你有許多分場活動供參與者報名,在報名表單內提供詳細的活動介紹,有助於報名者選擇想參與的活動場次。在報名表中,你可以透過「引言」題型置入活動時程表或活動主題介紹,讓報名者清楚活動內容及時程,減少來回詢問的時間,讓報名流程更順暢。

透過「引言」題型置入活動時程表,讓報名者自行挑選感興趣的場次。/ 圖:SueveyCake

Email 自動通知:送出問卷後,填答者收到報名成功通知信

當報名者填寫完報名表單時,你可以透過「Email 自動通知」讓報名者確認是否報名成功,也能備份作為活動入場證明,只要報名者秀出頁面,便能直接入場。

五、(活動前)擴散問卷

製作好報名表單後,想要投放到各行銷渠道,吸引更多人報名活動?你可以透過「發佈問卷」的多種分享管道把表單擴散給群眾,並搭配「抽獎」作為填寫誘因,鼓勵大家報名參加活動。

發佈問卷:把報名表分享出去

舉辦活動總會希望參加者越多越好,想要讓活動觸及更多人,你可以利用 SurveyCake 三種問卷擴散渠道:「問卷連結、QR code、嵌入碼」,並依據不同的情境選擇適合的渠道發送問卷,只要有順暢的報名填寫流程以及適合的擴散渠道,就能大幅提升報名人數哦!

在「發佈問卷」中,你可以透過適合的形式曝光你的活動。/圖:SueveyCake

抽獎:從大量回覆中抽出幸運兒

你也可以透過「抽獎」,提供線上報名活動的誘因。想要抽出幸運兒,你不需要額外到抽籤網站匯入所有報名名單後再進行抽獎,現在透過 SurveyCake 你可以直接在「明細匯出」頁面抽出得獎者!

圖:SueveyCake

系統抽出後會直接顯示中獎者的回覆,你便可直接聯絡得獎者囉!

圖:SueveyCake

現在你已經成功吸引許多參與者報名活動,但活動中又有哪些問卷功能可以讓活動舉辦的更流暢、更有趣呢?

活動中

動入場時,你可能會需要「簽到表」來確認報名者出席狀況,這時你不用額外製作一份簽到表,透過 SurveyCake 「明細匯出、備註」功能就能輕鬆製作簽到表。活動中想要與現場參與者互動?你可以利用「QRcode」及「公開填答結果」進行 QA 環節與現場投票,讓活動再也不會冷場囉!

一、(活動中)簽到表

明細匯出:報名者的資訊都可一覽無遺

製作簽到表,你會需要所有報名者的名單。在問卷後台「明細匯出」頁面,就能獲得所有報名者的填答明細囉!你可以透過「匯出 Excel」,直接在試算表註記已經出席的參與者,不用再手動製作新的簽到表。往後在活動的前置作業上不僅省時又方便,還不容易出錯哦。

圖:SueveyCake

備註:針對特定回覆做註記

除了透過 Excel 建立簽到名單,你也可以直接在明細匯出中使用「備註」,在回覆的備註欄中註明已出席的報名者,只要「點選備註欄位」,就可自動排列已出席的賓客名單,輕鬆掌握現場活動的出席狀況。

在「明細匯出」頁面可直接於備註中註明簽到狀況。/ 圖:SueveyCake
在備註欄中可排列已出席名單。/圖:SueveyCake

二、(活動中)現場投票

QR code:透過 QR code 掃描填寫問卷

想提升參與者在活動中的投入程度,你可以在現場設計投票或 QA 等互動遊戲,將簡單的小問題放入問卷中,再把問卷 QR code 安插在投影片裡或印刷出來供參與者掃描填寫,協助參與者和講者進行即時互動!

圖:SueveyCake

公開問卷結果:把即時填答結果呈現給觀眾

若在活動中有投票或 QA 有獎徵答環節,你可以搭配使用「公開問卷結果」功能。參與者送出問卷後,即可馬上觀看所有人的填答結果,讓主持人往後舉辦的投票或 QA 活動會更有趣、更有參與感!

SueveyCake提供

以為辦完活動就結束了?

活動後的滿意度回饋才是重點,協助下次活動進行更順利!

活動後

為了優化往後的活動內容設計,你可以製作活動滿意度調查,針對參與者回饋進行分析檢討,設計更貼近顧客需求的主題活動。

一、(活動後)活動滿意度

統計圖表:將複雜的資料以視覺化圖表呈現

活動結束後會蒐集使用者回饋,作為往後舉辦活動的參考, SurveyCake 後台會自動針對滿意度回饋進行數據分析及製作統計圖表(圓餅圖、長條圖、雷達圖、常態分布圖)

除了圓餅圖,SurveyCake 的統計圖表中也有雷達圖與常態分佈圖等數據呈現圖。/圖:SueveyCake

瞭解參與者的意見回饋很重要,可以協助你規劃下一場活動時更順利!

但該如何吸引參與者填答問卷呢?

感謝頁轉址:有效行銷導流及提供填答誘因

填完送出問卷後會進入感謝頁面,你可以透過「感謝頁轉址」提供填答誘因(e.g. 如下圖,送出問卷後,點選按鈕即可下載活動簡報),將簡報連結安插在感謝頁轉址按鈕裡,確保填答者填完送出問卷。

圖:SurveyCake

除了有效統整回饋外,該如何針對參加過活動的人做後續再行銷呢?

Google Analytics 和 Facebook Pixel:精準投放問卷給對活動感興趣的群眾

參與過活動的人,對主辦單位及相關活動主題一定比一般人更加熟悉,若日後有相關活動訊息或產品資訊,這些人也比較容易有興趣。想提升日後活動報名或產品下單的轉換率,你可以針對這群人下廣告,或者分析他們的背景輪廓(包含興趣、常用裝置等),針對他們規劃相對應的行銷策略。

為了有效再行銷,你可以在表單裡嵌入 Google AnalyticsFacebook Pixel,藉此掌握填答者輪廓及設定精準廣告受眾條件,不再白白浪費廣告預算。

若你想了解如何在問卷嵌入 Google AnalyticsFacebook Pixel,請參考以下文章:

問卷調查必知的 Google Analytics 追蹤碼

問卷調查不可不知的臉書像素設定

二、(活動後)檢討與洞察

交叉分析:交叉比對報名者的填寫回饋,掌握受眾對活動主題的偏好

在滿意度回饋調查中,你可以利用「交叉分析」找出活動報名者的組成以及感興趣的主題分布。舉例來說,你可以將參與者的「年齡與性別」進行交叉比對,透過掌握報名者組成來調整活動主題,以確保活動內容可以更貼近報名者的需求。

圖:SueveyCake

分類問卷

辦一場活動需要製作活動前報名表單、活動中簽到表、活動後滿意度調查,明明是同一個活動,卻因為不同目的而必須製作多種問卷。想要讓多份問卷輕鬆分類到同種活動中,方便日後查詢索引嗎?你可以使用「問卷群組」,讓你以後管理活動更輕鬆!

問卷群組

透過「問卷群組」將不同活動的問卷分門別類,不僅讓問卷後台版面更簡潔,往後尋找特定問卷時也更輕鬆簡單。

圖:SueveyCake

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作者簡介-SurveyCake

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