【簡報技巧】準備商業簡報的 4 大重點:別急著列清單,先想好故事怎麼說

|本文摘自《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》由《寶鼎出版》授權行銷人編輯、刊登。|首圖:by Royalty Free illustration on rawpixel


編按:《如何幫雞洗澡》是一本提供商業簡報概念、架構教學的實用工具書,對於每天都必須埋首簡報製作、提案的行銷人而言,可以說是「簡報聖經」的存在。本篇摘文將說明做簡報前的第一步:挖掘故事、找出重點的重要性。

開始做簡報前的四大重點

運用以下幾個方針,有助於你挖掘故事。

 

1. 先從找出重點開始

第一步是先找出重點。你想讓大家了解什麼事?就多數情況來講,這些重點也跟你的目標息息相關。

在這個階段應以重要論點為準,不必管細部資料數據。舉例來說,「銷路成長快速」就是重要論點,「銷路提升7.8%」則較為局部,非現階段所需。後面的步驟會用上這種具體的資料數據來支持你的論點,到時你也需要補充圖表,但現階段先不必處理這些資料。

勤業眾信(Deloitte)前行銷長強納森.寇帕斯基(Jonathan Copulsky)點出了簡報的縱向與橫向邏輯之間的差別。橫向邏輯是頁面之間的流向,縱向邏輯則是指各個頁面的架構。在抓出故事軸線的過程中,應專注於思考橫向邏輯。等到整份文稿底定的時候,再來煩惱各個頁面上的細節。

此階段的目標就是找出重點安排的正確順序。請切記,各個重點的流向最終一定要能夠銜接到你所提出的建議。

Businessman presenting in a meeting
找出重點,與橫向、縱向邏輯,是一份專業商業簡報的必備元素。/圖:rawpixel

2. 界定起點

首先要解決的問題是「起點」。簡報應該從哪個立足點開始?這是一開始就要先釐清的問題之一。誠如南希.杜爾所言:「簡報的開頭一定要先確立現狀,也就是告訴大家現況如何、目前發生了什麼事。」

在大多數的情況下,最好別把起點回溯得太遠。假如你簡報一開頭就說「1972年這項業務表現良好,無論在市占率、收益和獲利全都有相當亮眼的成長」,那麼接下來的工程可就龐大了,因為你得把業務從1972年到現在的發展都講個清楚。除非目前碰到的狀況確實根源於1972年那麼久遠以前,這個有憑有據的起點是你唯一可以切入的地方,否則應該從目前的狀況或不久前說起。

起點應當以你的目標觀眾為準。假使你要向執行長做簡報,就要先思考一下他們已經知道哪些背景資訊。你上次跟執行長碰面時都談了些什麼?當時他們接收到哪些資訊?

倘若你每週都會報告業務的最新進展,那麼故事就不該從三年前講起,因為你早就已經講過那個部分,所以不必重頭再來一遍。

但要是目標觀眾對你的業務所知甚少,這時先提供一些過往的資訊則有助於大家對目前狀況有個大致的概念。

特別要注意的是,觀眾也有可能把你上次開會談過的事情忘得一乾二淨,或需要人提點一下。當今大多數的企業主管每天都得面對各種資訊和報告的轟炸,有時難免想不起來某業務發生了什麼特定狀況。若碰到這種情形,只要迅速提點一下,你就會有一個很好的開始。仔細觀察觀眾的反應,他們若是已經掌握了狀況,就可以繼續進行你的簡報了!

3. 解答理所當然會出現的問題

簡報從起點到結束應有通暢的邏輯脈絡。想想看,理所當然會出現哪些問題?舉例來說,你如果在簡報一開頭就說「我們在4月推出新948聚合物」,自然就會衍生出「它表現如何?」或「我們該怎麼支援這個產品的上市?」

換句話說,最源頭的問題會觸發整個簡報的流動,因此一定要仔細斟酌。諸如「去年這項業務的表現十分搶眼」、「第三季的業績令人擔心」或「數位平台的成長速度驚人」之類的陳述,都會開啟不同的故事。

Business people in a seminar raising their hands
預期聽眾會有的問題,並提前構思解答,也是重要的商業簡報技巧。/圖:rawpixel

4. 別列清單

故事不是清單,這一點務必謹記在心。

你的目標在於如何從這個重點導向下一個重點,而不是帶著大家瀏覽一大串資料數據。

列清單很簡單,但這種東西不會讓人產生深刻印象。一般人隨手就可以寫出十件事項。不妨用「我喜歡的十樣食物」、「我去過的六個度假地點」和「我害怕的事物」這些主題列個清單,相信你會寫得洋洋灑灑。但可想而知的是,若把這種清單拿給別人看,他們多半過目即忘。

故事比起來則威力強大又好記,但沒有列清單那麼容易。編劇羅伯特.麥基(Robert McKee)就指出:「要聰明人坐下來列清單不是問題,但用故事來說服別人恐怕就難了。」


|本文摘自《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力》由《寶鼎出版》授權行銷人編輯、刊登。

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