全選、跳行、刪除列,瞬間提升效率的Excel快速鍵與實用技巧

▌本文由作者ARON HACK亞倫害的授權《行銷人》編輯、刊登,原文連結


跟工程師學Excel懶人技巧  Mac/Windows都適用

眾多行業中,軟體工程師或程式設計師算是每天都努力敲鍵盤的一群人,甚至可能是次數最多的一群人。因為每天都在敲鍵盤,敲著敲著就敲出心得,或抱怨。

「為什麼我每天光是處理這個小動作就要花那麼多時間?沒有快一點的方法嗎?」,甚至有研究指出,工程師每天花最多時間的動作,就是滑滾輪找指定段落。

工程師被賦予的天賦是發現問題,並解決問題。那他們怎麼解決上述問題?

通常,工程師們會有自己習慣的程式編輯器,程式的本質是文字,所以編輯器說穿了就是像Windows裡面的純文字文件,或Word,只是它的功能更多一點。透過編輯器的功能,能夠提升敲鍵盤的效率,甚至對許多工程師來說,最好的編輯器就是可以不需要滑鼠的編輯器,因為這樣更快!

因此,這篇文章會採用這個模式,能用鍵盤的動作就不用滑鼠,能按快速鍵的指令就不按選單。

行前說明
以下列出的快速鍵皆會將Windows和Mac版本用/分開,如果沒有特別標示代表相同。

鬼速奧義:學會這些Excel快捷鍵,不用再加班!

1. 選取文字 

Shift + 方向鍵

不管在Windows或Mac中,只是「按Shift+方向鍵」就可以用鍵盤選取文字,不管在什麼軟體中都適用。

如果你用滑鼠做同樣的事情,可能會不小心選過頭,尤其公用電腦的滑鼠都很難用;或是你現在用的電腦根本沒有滑鼠,你正按著筆電的觸控板按得很痛苦。

2. 快速移動 

Ctrl + 方向鍵 / Cmd + 方向鍵

Excel中,最常做的事情就是檢視資料和選取儲存格,這個快速鍵可以快速地在單一表格內移動,如下圖的選取範圍。

如果你有一個超大張的表格,你就可以用這個技巧快速檢視列數和行數。
但有一點要注意,如果表格中有空的儲存格,我們的瞬間移動在這個地方就會卡住,需要再多按一次或兩次。

3. 快速選取儲存格 

Ctrl + Shift + 方向鍵 / Cmd + Shift + 方向鍵

這個快速鍵是從第一點與第二點衍生而來。
第一點可以快速選取,第二點可以快速移動,兩者相加就可以「快速移動+選取」。

4. 全選

Ctrl + A / Cmd + A

這也是不管在什麼軟體都適用的快速鍵,按一次可以選取整張表格,再按一次可以選取這個工作表中的所有範圍,如下,這樣就可以快速刪除所有內容了。

這裡有個冷知識,雖然目前意義不明。
從上圖可以看出,當所有儲存格都被選取時,只有一個儲存格保持空白,這個格子就是我們在全選前點選的儲存格。

另外,從這個快速鍵可以延伸出另一個表格設定技巧。
許多人經常會讓表格的標題「跨欄置中」,如下圖的標題「表格1」和「表格2」。這個方式沒什麼問題,但我會習慣在標題和表格中間留一個空白行,如右邊的表格。

為什麼要這樣做?這牽涉到另一個常用功能,「籂選 (Filter)」。
我們每次按下籂選的時候,可以想像成Excel默默幫我們做了一次「全選」的動作,然後才進行籂選。在表格1中,因為籂選的內容包括了標題,所以會變成下圖的樣子。

相反,表格2的籂選方式才是我們真正需要的格式。
如果沒有這樣做,我們每次在籂選前都要手動選取範圍,然後才能按籂選,超!級!慢!

可能有些人會覺得中間多一欄空白很醜,那你可以考慮把這一欄的欄高縮小,或是乾脆隱藏。

5. 刪除/插入列或行

Ctrl + / Ctrl –
Cmd + / Cmd –

刪除與插入是在Excel裡面超級常用的功能之一,但這個快速鍵竟然沒有列在滑鼠右鍵的快鍵選單裡面,必學!

6. 編輯格存格內容 

F2

別人還在晃啊晃的找滑鼠的時候,你已完成編輯了,簡潔俐落。
如果你使用的電腦是Windows系統,你也可以使用F2來重新命名資料夾或檔案。

7. 快速跳行 

Ctrl + G

在Excel中,儲存格座標有很多種表示方法,其中一個是像「A50」、「B100」,這個快速鍵可以透過座標,快速跳至指定的儲存格。

和第二點的快速跳至表格底部有點不同,這個方式可以跳到表格的中間,不用怕跳過頭。

8. 自動填滿

對黑色十字點擊滑鼠左鍵兩次

在Excel中,拖拉儲存格右下角的黑色十字可以「自動填滿」,這大家都知道,但許多人不知道,只要對黑色十字點左鍵兩下,Excel就會自動填滿至最後一列!
當你有上百上千列資料要自動填入的時候,這個方法超好用。

填滿的預設結果是複製第一個儲存格的內容,可以在填滿後透過選項調整。

必須注意一點,自動填滿的判斷模式和「2.快速移動」有點像,如果隔壁的表格中間有空白的話,填滿的動作就只會進行到空白處。

Win : Ctrl + PageUp / PageDown
Mac : Option + ← / Option + →

如果你的Excel中有多張工作表,用這個快速鍵可以快速在不同工作表間切換。

這個快速鍵也適用於網頁瀏覽器,如Chrome和Firefox,如果你和我一樣經常開一大大大堆分頁,那這個快速鍵就超適合你,但是在Mac中要更改如下:

Option + Cmd + ← / Option + Cmd + →

至於IE嘛,就別勉強它了。

這是個經常需要使用,但很多人不知道的快速鍵。
記得拖曳前要確實按住Shift,否則會變成覆蓋其他欄位而不是排列順序。

Ctrl + Z / Cmd + Z

重做
Ctrl + Y / Cmd + Y

這組快速鍵在作業系統和大部份軟體中都好用!但要注意一點,在有些軟體中,有重做是Ctrl + Shift + Z / Cmd + Shift + Z,如最有名的就是Photoshop系列軟體。

這個功能在網頁瀏覽器,如Google Chrome和Firefox中都可以使用。我猜你一定遇過這種情形,花二十分鐘在FB打了一篇文情並茂的長文,結果不小心Delete掉了!沒關係,Ctrl + Z就好。

Ctrl + Shift + L

籂選是Excel中超級常用的功能,重要!

應該怎麼學快速鍵

學英文單字,最笨的方法是找一本字典,把裡面的單字全部背起來。許多人都曾這麼試過,而且最後都放棄了。比較理想的方式,你可以閱讀自己有興趣的內容,像是小說、雜誌、影集,遇到不會的字再查,查越多次的字代表重要性也越高。

學Excel的快速鍵也是這樣,遇到再查。有些快速鍵在Excel中就會備註,有些Google一下就可以得到答案。

首圖來源:ARON HACK亞倫害的

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