如何與時間當朋友?利用「番茄工作法」消滅拖延症,達成高效率人生!

「時間」是最寶貴的資源,這一秒一過去,就再也沒有辦法挽回了。對於許多行銷人來說,時間不但寶貴還很難掌控,每天都有繁雜多變的挑戰等著我們去處理,我們該如何「與時間賽跑」,甚或讓時間和我們「成為朋友」呢?

利用番茄工作法,在 25 分鐘內專注一件事

資深敏捷教練弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)於 1980 年代後期發明了「番茄工作法」(The Pomodoro Technique),規則是將每 25 分鐘設定為一個基本單位,在這期間內只能專注於執行一件事,25 分鐘結束後,再進入 5 分鐘的休息時間,而後接續下一個 25 分鐘的開始。

數位轉型/行銷人
(資深敏捷教練弗 Francesco Cirillo 發明的「番茄工作法」/圖:取自 Frances Cocirillo & Twitter)

這個工作法之所以會以「番茄」命名,是因為 Francesco Cirillo 用義大利文,將這 25 分鐘的工作時間和 5 分鐘的休息時間稱為 Pomodoros,即「番茄」(複數)之意,該工作法起初是利用番茄造型的廚房計時器來計時,故此稱之為「番茄工作法」。

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(番茄造型的廚房計時器/圖:取自 GEECR)

這是一個既簡單、有趣又能提高工作效率的方法,任何人都能輕鬆用它,例如 YouTuber 理科太太就曾在兩支影片中分享過番茄工作法,是一種幫助自己避免拖延、維持生產力並達成目標的工作良方。

▲理科太太:戳破一心二用謊言(影片取自 YouTube,若遭移除請見諒)

▲拖延症患者救星!理科太太分享高生產力方法(影片取自 YouTube,若遭移除請見諒)

執行番茄工作法的步驟說明

其主要過程可分為 6 大步驟:

1.「選擇」自己想要完成的任務,並列出待辦清單
無論是大事或小事,最重的是選擇值得全神貫注的事。

2.設定番茄鐘(或計時器)倒數 25 分鐘
告訴自己在接下來的 25 分鐘要完成任務,不受任何干擾。

3.執行任務,直到番茄鐘(或計時器)響起
這 25 分鐘內要讓自己完全專注,如果突然想到其他事,就把它們通通寫在一張紙上,等到休息時間再去做。例如:回信、回電話、做家事 ‧‧‧‧‧‧ 等。

4.當番茄鐘(或計時器)響起一次,就在待辦清單上打勾一次
每當 25 分鐘一到,就在自己的待辦清單打一個勾,或者畫一個番茄。

5.短暫休息 5 分鐘
在這 5 分鐘內可以進行一些較輕鬆的休息活動,如:起來走走、上廁所等,只要不是與工作有關的事情就好。另外建議,盡量避免滑臉書、IG 等社交媒體,因為這些活動較容易使自己在 5 分鐘後難以回到工作狀態,導致拖延的結果。

6.連續循環四次以後,可以來一次較長的休息時間
一旦完成四個循環後也就過了兩個小時,這時可以讓自己有一段稍微長一點的休息時間,大約控制在 15~30 分鐘內,大腦會利用這段時間來吸收新的信息和休息,並讓自己在下一輪循環開始前重新選擇所要完成的任務。

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(The Pomodoro Technique/圖:取自 WatchShop)

番茄工作法所帶來的 6 大幫助

使用番茄工作法的好處,包括提高工作效率,還能幫助自己:

1.釐清「各項」任務所需花費的時間
待辦清單上的完成記號,會將單一任務所需的時間以視覺化的方式呈現出來,幫助自己釐清各項任務所需花費的時間。

2.減少干擾
由於一個環節只有 25 分鐘,因此訓練自己專注於一件事並不困難,能幫助自己學習避免各種「干擾」,降低中斷任務的機率。

3.預估自己在完成多項任務時需要多少時間
一旦能掌握番茄工作法之後,就能更精準地預測下次要完成多項任務時,總共需要花費多少時間。

4.提高自己的工作效率
除了預估各項任務所需花費的時間以外,更重要的是明確知道自己需要在哪些任務上調整速度,最大限度地提高工作效率。

5.制定一個時間表
設定時間表的用意是給自己一個「期限」,激發自己必須在這個期限內去完成任務,並且讓我們能好好地享受在休息當中,而非一邊休息一邊憂慮自己是否應該完成更多工作。

6.明確立定自己的目標
番茄工作法能協助自己明確地設定並達成目標。舉例來說,設計端的行銷人員透過番茄工作法意識到自己在修改視覺上花了太多時間,便能進一步調整、制定自己的時間表,讓自己在前置作業上花多一點時間縝密思考,避免後續花費太多修改時間。

▲The Pomodoro Technique(影片取自 YouTube,若遭移除請見諒)

線上工具與應用程式

網路上有許多執行番茄工作法的輔助工具或應用程式,包括:(下列均含連結)

【Increaser】網頁
【Alloy Timer】網頁
【Tomato Pie】Chrome 套件
【WasteNoTime】Chrome 套件
【Flat Tomato】Mac AppiOS App
【Tomato Planner】網站Android App
【Tomato.es】Web App(電腦、手機皆可用)
【小番茄】Android AppMac AppiOS App
【Marinara: Pomodoro® Assistant】Chrome 套件
【番茄土豆】網站Android AppiOS AppChrome 套件

以上都是可以幫助我們執行「番茄工作法」的工具,讓我們學習如何「與時間一起工作」,有效地消除倦怠並醫治拖延症,使我們能把握時間、降低干擾,達成更好的工作效率,平衡自己的生活。

首圖來源:Francesco Cirillo (@cirillof) | Twitter
參考資料:Francesco Cirillo理科太太The Pomodoro Technique
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(I 🍅 MY TIME/圖:取自 YouTube Cirillo Company)

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