多工效率差!研究證明:一心多用讓人浪費 40% 的工作時間

▌本文摘自《一流的人如何保持顛峰》一書,由《天下雜誌》授權《行銷人》編輯、發表。

為什麼花的時間都一樣,高手能完成的事比較多、績效就是比較高?或許事事想面面俱到的你,反而浪費了更多時間在不重要的瑣事。更拚命不會更成功,操死自己不見得有用!

一流的高表現者不僅更努力,也更擅長休息。《一流的人如何保持顛峰》彙整最新績效科學研究,當你懂得大腦喜歡如何學習,了解身心的機制,傾聽身體的訊號,就能找出最適合自己的步調保持顛峰。

無論是哪個領域,頂尖高手都是全心全意地投入練習,全神貫注地參與其中。行為科學家安德斯.艾瑞克森博士開始研究專家究竟是如何養成的。當時,大家普遍認為經驗是關鍵。也就是說,一個人從事某件事情的時間愈長,就愈擅長那件事情。

不過,艾瑞克森發現一項令人費解的研究顯示,在做入門的物理學考題時,加州大學柏克萊分校的物理學教授不見得表現得比學生好。但有些教授已經研究及傳授物理學數十年了,這個現象顯然跟前述的理論有所矛盾。

例如,心理醫師的執業年資也跟他治療病人的效果沒有關係。另一項研究顯示,許多醫生在放射掃描方面累積了更多的經驗後,診斷力反而變差了。在研究人員探究過從品酒到金融投資的每個領域中,經驗並不是讓頂尖高手脫穎而出的關鍵變數。在某些情況,艾瑞克森幾乎分不出新手和老手表現的差異。無論從哪個角度探索,艾瑞克森都發現經驗與專業不見得成正比。

艾瑞克森和研究團隊開拔到德國柏林的全球音樂學院,貼近觀察那裡的小提琴手。那所學院以培訓小提琴手享譽國際,許多全球最優秀的小提琴家都是該學院培育出來的菁英。

艾瑞克森和研究團隊抵達後,請小提琴手繼續維持日常的作息,唯一的小差別是把一切的活動記錄下來。每天就寢前,那些小提琴手都會寫下他們清醒時,每分鐘在做什麼事情。過了七天,艾瑞克森比較幾位頂尖小提琴手的日誌和其他人的日誌。那幾位頂尖高手是被教授評為足以都展現了極度的專注,他們鎖定歌藝中需要精進的部分,即使那種刻意練習導致整個過程不是那麼愉悅,他們依然樂此不疲。

最優秀的歌手會挑戰個人極限,跨出舒適圈,而且他們清楚意識到那是一種自我挑戰。儘管業餘歌手和職業歌手練習的時間一樣,他們運用時間的方式卻大不相同。頂尖高手之所以與眾不同,並不是靠經驗的累積,而是靠刻意練習。刻意練習的真正關鍵在於深度專注。

「一心多用」的工作效率只有「一心一用」的一半

我們喜歡一心多用,是因為我們同時做多件事情時,會覺得自己更有生產力,產生更多情感上的滿足。潛意識有個聲音在說:「你看我完成的那些事情,你看我從代辦清單中勾除的事項。」在這個鼓勵及獎勵「優化」和「多重流程」
的社會裡,我們會忍不住想要「優化」自己。遺憾的是,我們的大腦不是像電腦那樣運作。對 99% 的人來說,看似有效的一心多用其實只是幻覺。

儘管在任務之間切換的成本看似微不足道,有時每次切換僅需零點幾秒,但是當我們來來回回在任務之間切換,那些時間加起來還是很可觀。密西根大學的研究人員發現,看似無害的一心多用可能讓人浪費了多達 40% 的工作時間。雖然一心多用感覺好像同時處理了兩件事,但實際的完成量只接近一心一用的一半。

一心多用不僅有損短期表現,另一項研究也顯示,「長期」一心多用的人更不善於過濾無關的資訊,辨識型態的速度更慢,長期的記憶較差。換句話說,一心多用不僅損及現在的表現,也使未來的表現大打折扣。

數位轉型
(看似無害的一心多用可能讓人浪費了多達 40% 的工作時間。/圖:pixabay。)

學會「切割壓力」 工作更有效率

艾瑞克森多年來以專家為研究對象,他發現各領域的頂尖高手專注從事高強度的工作時,每次的極限是兩個小時。除了罕見的短期情境以外,一旦超過那個門檻,身體和大腦都無法繼續維持那種工作強度。艾瑞克森發現,績效高手通常是以 60 ∼ 90 分鐘的密集工作為一個單位,兩次密集工作之間會穿插短暫的休息。

雖然艾瑞克森的研究主要是鎖定創意者和棋手和運動員這類的競爭者,但新的研究顯示他的結論也適用在職場。結果發現,不分行業或工作性質,專注工作一段時間後,接著休息片刻,績效最好。在肉品加工廠中,生產力最高的員工
是以每小時工作 51 分鐘、休息 9 分鐘的週期運作。農業界的勞工每工作 75 分鐘、休息 15 分鐘,效率最好。

其他的研究也檢視了需要做費神工作的勞工習慣,結果發現工作 50 分鐘、休息 7 分鐘的週期循環,產出最好。雖然「工作/休息」的確切比率視工作需求及個人偏好而定,但整體看來重點很明顯:在 50 ∼ 90 分鐘的密集工作之後,休息 7 ∼20 分鐘,兩者輪流切換,可讓人維持顛峰表現所需的體力、心力和熱情。

這種強弱交替的做法,和一般普遍以為的高效做法背道而馳。一般普遍以為,以中強度持續工作或以高強度全力衝刺的效果最好。但這兩種傳統的方式都不理想,前者導致業績不佳,後者導致身心疲乏、不再有熱情,最終導致過勞倦
怠。重點不在於工作多久,而是工作時間的產出品質。縮短工作時間 20%,或許反而能完成更多的事情,也感覺更好。

▌本文摘自《一流的人如何保持顛峰》一書,由《天下雜誌》授權《行銷人》編輯、發表。

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