簡報被嫌沒重點?用「SCQA 架構」提高邏輯力,開門見山就能說服老闆

▌本文摘自《5 分鐘商學院.工具篇》一書,由《寶鼎出版》授權《行銷人》編輯、發表。


使用結構化表達工具 —— SCQA 架構,有意識的訓練自己有效表達觀點、突出重點。

某員工要向老闆匯報工作,非常緊張,連夜準備了四十多頁簡報。可是剛講到第二頁,就感覺到老闆有點兒不耐煩了。講到第五頁的時候,老闆打斷說:「不要講簡報了,直接說重點。」該員工當場就傻了,杵在那裡,站也不是,坐也不是。

為什麼會這樣?老闆不滿意,真的是因為員工的報告沒有重點嗎?員工很委屈,覺得自己說的都是重點。其實老闆不滿意,並不一定是因為員工的報告沒有重點,而是在員工沒有受過結構化表達訓練的混亂陳述中,抓不到重點。

什麼是結構化表達? 芭芭拉.明托在《金字塔原理》這本書中,除了提出 MECE 分析(編按:進行商業計劃過程中的一種分類方法。)之外, 還提出一個結構化表達工具:SCQA 架構。S,即情境(situation);C,即衝突(complication);Q,即問題(question);A,即答案(answer)。

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(用結構化表達抓到重點/圖:取自 Pexels)

標準式(SCA)

在《5 分鐘商學院.個人篇》中提到的「起承轉合五步法」── 場景導入、打破認知、核心邏輯、舉一反三、回顧總結,其實就是基於一個常用的 SCQA 架構「標準式」(SCA):情境 — 衝突 — 答案。

「滿懷激情的跟客戶聊了很久,介紹了半天產品,他也確實很心動,似乎什麼都好,但最後還是覺得太貴了。」──「心理帳戶」的概念背景,也就是 S。

「真的是因為客戶小氣嗎?你可能會發現,他的包、他的錶都很奢華。小氣和大方是相對的。有沒有什麼辦法可以讓這些所謂小氣的客戶變得大方呢?」── 常識衝突,也就是 C。

「那我們就來講一講小氣和大方背後的商業邏輯。」── 給出答案,也就是 A。

芭芭拉.明托的結構化表達工具 SCQA 架構,還可以變形組合出其他模式,幫助我們在很多溝通場合,比如演講、匯報、寫作時,有效的表達觀點。

開門見山式(ASC)

第一,開門見山式(ASC):答案 — 情境 — 衝突。

回到最初的案例,員工可以試著這麼報告:

「今天我要報告的,是關於把公司的銷售激勵制度,從拆帳制改為獎金制的提議。」── 這就是開門見山,直接拋出答案。

「公司從創始以來,一直使用拆帳制來激勵銷售隊伍。這是三大主流激勵機制(拆帳、獎金、分紅)中的一種,三種激勵機制分別適用於不同的場景。」── 這就是情境,對激勵制度做一個完整的介紹。

「但是,拆帳制在公司業務迅猛發展,覆蓋地市愈來愈多的情況下,造成了很多激勵上的不公平:富裕地區和貧窮地區的不公平、成熟市場和新進入市場的不公平,甚至出現員工拿到大筆拆帳,但公司卻虧損的狀態。」── 用「答案—情境—衝突」開門見山的和老闆溝通,第一句就是重點

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(開門見山的和老闆溝通,第一句就是重點。/圖:取自 Pexels)

突出憂慮式(CSA)

第二,突出憂慮式(CSA):衝突 — 情境 — 答案。

突出憂慮式的關鍵在於強調衝突,引導聽者的憂慮,從而激發其對情境的關注,以及對答案的興趣。醫生常用這一模式。

「哎喲,你病得不輕啊!」── 這就是衝突。聽到這句話,估計沒有人心裡不跳了一下。

「還好,能治。美國剛剛有一項最新研究成果,通過了 FDA(美國食品藥物監督管理局)認證。」── 這就是情境。聽到這句話,一顆懸到嗓子眼的心,總算是放下來了。

「就是 ⋯⋯ 有點兒貴。」── 這就是答案。這時候,估計再貴,病人也無所謂了。

突出信心式(QSCA)

第三,突出信心式(QSCA):問題 — 情境 — 衝突 — 答案。

「今天全人類面臨的最大威脅是什麼?」── 這是一個問題。

「在過去的幾十年,科技高速發展,人類擁有的先進武器完全可以摧毀地球幾十次。」── 這是一個情境。

「但是,我們擁有摧毀地球的能力,卻沒有逃離地球的方法。」── 這是一個衝突。

「所以,我們今天面臨的最大威脅,是沒有移民外星球的科技。我們公司將致力於私人航太技術,在可預見的未來,實現火星移民計畫。」── 這是一個答案。

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(用 SCQA 架構提高表述的結構性/圖:取自 Pexels)

KEYPOINT:SCQA 架構

這是一種結構化表達工具,用標準式(SCA)、開門見山式(ASC)、突出憂慮式(CSA)和突出信心式(QSCA)提高表述的結構性,突出重點。


▌本文摘自《5 分鐘商學院.工具篇》一書,由《寶鼎出版》授權《行銷人》編輯、發表。

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