不懂管理部屬,你就做到累死!猴子管理法,找回高效工作力

許多主管都遭遇類似的狀況,「經理,我遇到一個問題,想向您請示一下。」這時候,你停下腳步耐心聽他敘述來龍去脈,半個小時過去了,你低頭思索了一番,然後說:「讓我想一下,我再告訴你要怎麼做。」

當心,「猴子」探出一隻腳準備跳上你的背了!

責任是一隻猴子。原本自己的事都還沒做,還要幫助下屬解決他的問題。如此下去,你接收的越來越多,根本沒時間照顧自己的猴子,還會一直被這些雜亂的、堆積如山的問題所困擾,管理者該如何解決時間被占用的難題呢?

什麼是猴子管理法?

面對屬下的求救難題,威廉.翁肯(William Oncken Jr.)提出一套猴子管理法,目的在於幫助管理者扭轉顧此失彼的窘境,在《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)刊登的〈管理時間:誰背著猴子?〉(Who’s Got the Monkey ?),他指出管理者應該學習指派任務、交辦工作,與部屬協同照顧、餵養「猴子」。

「猴子」是指主管與部屬在共同處理問題的「下一個步驟」,並以此來探討過度占用時間如何形成,以及主管可以如何處理。

大部分主管幾乎從未察覺,自己大部分時間都花在處理部屬的問題上,以至於不自覺承接了部屬背上的「猴子」,原本該部屬完成的工作擔子,因為缺乏交辦的技術,「猴子」反而落到主管的肩上,管理者則陷入時間永遠不夠用的處境。

如何避免自己沒時間、部屬沒事做呢?

在《別讓猴子跳回你背上》書中,威廉.翁肯三世(William Oncken, III)將管理者的時間大致分成三大區塊。

a.自由可支配的時間:管理者可以善用這些時間,來完成本來計畫要做的事。倘若沒有將任務交辦出去,將有愈來愈多「猴子」跳到自己的背上,任務永遠做不完。

b.被老闆占用的時間:這個時間用於完成老闆交代的事項,為了完成這些工作,自行可支配的時間則會越來越少,甚至得犧牲與家人相處的時間。

c.被部屬占用的時間:「經理,新的計劃案要怎麼進行?」、「經理,我們進度落後了該怎麼辦?」當主管試圖協助部屬的問題,如此一來他們的「猴子」都會跳到你的背上。

所以,主管要能夠讓下屬去撫養自己的「猴子」,而非占用自己的時間去解決下屬的問題,才可以增加自由可支配時間。

另外,在跟老闆、主管和同事打交道的時候,個人發揮的主動性分為五個層次:

1.等待別人吩咐(最低層次的主動性);

2.詢問該做什麼;

3.提出建議,然後就採取相應的行動;

4.採取行動,但立即提出建議;

5.自已主動行事,然後定期匯報(最高層次的主動性)

主管需要訓練猴子不要移錯腳,但更容易的解決辦法是,一開始就防範猴子跨站在兩人的背上。所以,在協助部屬解決疑難的時候,主管務必把主動權還給部屬,讓對方提出方案與建議並採取相對應的行動,以確保對方的猴子沒有跳開來。

(為了不讓自己變成被「猴子」壓垮的經理人,你一定要懂得交辦任務,否則「猴子」就會跳到你身上。圖/unsplash)

如何照料猴子?五大授權規則

想擺脫上述的惡性循環,要先認知這件事:主管幫忙部屬解決問題,他們的問題絕對不能變成是你的問題。因此,為了不讓孩子爬上你的背,主管必須利用這五點來嚴加規範「猴子的照料與餵養」。

規則 1:若不餵猴子,就把牠殺了,否則牠們會餓死,主管還得浪費大量寶貴時間來驗屍或急救。

規則 2:根據主管有多少時間可以花在餵養猴子上,來決定猴子的數量上限。部屬會盡量找時間餵養猴子,但不會再找額外時間來餵養。飼養一隻正常狀況的猴子,時間不應超過 5 到 15 分鐘。

規則 3:只能在約定的時間餵養猴子。主管不應該四處尋找飢餓的猴子,抓到一隻餵一隻。

規則 4:餵養猴子時,應該面對面處理或透過電話,不要透過郵件進行(記住,如果是透過郵件餵養,就會變成由主管採取下一步行動)。餵養程序當中也許可以納入文件紀錄,但文件不能取代餵養行動。

規則 5:應確定每隻猴子下次餵養的時間和主動性等級。可以隨時由雙方共同決定修改餵養時間,但要明確說明。否則,猴子說不定會餓死,或者最後會跳到主管的背上。

下次,部屬提出問題的時候,當主管的你不妨告訴他:「別怕出錯,自己先去想幾個方案,實在不行,也可以找搭檔一起做,明天這個時間再把方案拿來,我們一起討論,我相信你可以的。」

出處來源:HBR
首圖來源:unsplash
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