「每天上百封信件到底怎麼消化？」從Zappos執行長的行事曆學時間管理

為什麼要看這篇文章：經營電子商務在今日並不容易，有些人創造可觀的報酬；但現實是，大部分的人每天只在生存邊緣掙扎。身為一個經營者，如何在有限的時間裡，處理多如牛毛的任務、維繫人脈、發想策略？透過 Daniel Rodic 在 Business Insider 的文章，我們得以更靠近 Zappos 執行長謝家華。今天無意塑造某某某多厲害的假象，而是要閱讀這篇文章的你，也能學會這些做事方法。

Zappos 執行長的工作現況：和你我差不多，但注重公開透明

謝家華 (Tony Hsieh) 是在舊金山長大的台裔美國人，除了是著名網路企業家和創業投資家外，更多人知道他是線上成衣與鞋子電商，Zappos.com 的執行長。我們分析謝家華一整年的行事曆 (你可以點擊這裡，看到他公開的行事曆內容)，並一起學習：如何管理時間？

首先，謝家華不是一個傳統的企業領導人。其中最讓人印象深刻的是，謝家華在公司內致力透明化，甚至做到分享個人行事曆、公司優先順序策略給所有人，連螢幕前的你也不例外。也讓我們今天得以分析謝家華的工作方式：

1.他不是很多媒體形塑的晨型超人 (超早起床開始工作)。即使每天工作很忙，大概會在早上七點到九點開始一天。

2.每週工作 62.5 小時 (包含週末的話是 75 個小時)。換算成以天為單位的話，就是每天工作 12.5 小時。

3.花費 35% 的時間在回覆電子郵件 (大約每天四小時)，以及 24% 的時間在會議 (大約每天三小時)。

4.直到停止計算前，他每天行走 11,115 步，大約26 英哩。

圖說：最主要的時間仍花費在電子郵件和會議上，請先從這兩項開始改善。

當然每個人的工作方式不盡相同，謝家華的方式不一定適合你我。但依然可以從中學習，以下列舉幾點謝家華給我們的建議，不妨嘗試看看是否能增進個人生產力。

電商巨擘主管，如何處理電子郵件？

跟每個主管一樣，謝家華也收到很多電子郵件，每天平均至少收到 379 封郵件。為了處理如此大量的電子郵件，他發想一個方法：「Yesterbox」，更有效地管理工作流程。(有興趣的你可以點擊看原文，知道什麼是 Yesterbox )

簡單來說，昨天的「郵件收件匣 (yesterday’s inbox)」 就是今天的 「待辦清單 (to-do list)」，這個方式將協助你的收件匣清理乾淨，不再煩惱未讀郵件。

雖然謝家華宣稱可以在半小時內看完並回覆 10 封郵件，但從實際數字上來看，最多僅能在一小時內回覆 9 封電子郵件 (這並不是指他沒有效率，而是電子郵件真是時間殺手)。即使是謝家華，平均每天花費四小時仍只能處理 20% 的電子郵件；其餘郵件由他的幕僚團隊協助回覆。以下的數據呈現出：收到的與實際被處理的電子郵件之間的差距。

圖說：電子郵件重要，但容易虛耗時間。

回郵件以前先進行分類：至少有四種選擇

在不細分郵件內容的情況下 (比方說，有些郵件只需要回覆兩句話)，謝家華的「Yesterbox」仍有其參考的價值，否則也不會受到 Alphabet Inc. (Google 母公司) 的執行董事長 Eric Schmidt 的推薦。以下摘取《Google 模式》(How Google Works) 中的一段話：

當收到一則新訊息時，你有這幾個選擇：

1.閱讀完後判斷為不需要花時間閱讀和回覆

2.閱讀完後，必須馬上回覆並行動

3.閱讀完後，可以稍晚回覆並行動

4.稍後再閱讀

大多數的人不清楚前兩個選擇的差異在哪？導致花費很多時間在不需要回覆的郵件上。如何去分辨孰先孰後的電子郵件，你已經有不少網路上的建議可以參考。這裡想分享的是：如何更細緻化操作稍晚回覆、稍晚閱讀呢？答案是：快速但簡單的回覆，比什麼都不回覆來的好。

圖說：不要想回覆所有郵件，先判斷優先順序。

優先順序之後，快速回覆是第二件事

今天有一封郵件屬於：優先閱讀，但可以稍晚回覆。請問你真的要花十幾分鐘寫完郵件再寄出嗎？謝家安和 Eric Schmidt 建議：即使你沒有太多時間打完郵件內容、即使沒有想清楚論述，簡單回覆「收到」兩個字都更好。根據 Eric Schmidt 的分享，Got it 是 Google 人最喜歡用的一句話。

快速 (但不用過於完整) 的回應，不只是生產力的議題，更可以形成正向的溝通循環。因為這個簡單的動作，等於告訴團隊成員：如果你有任何問題，任何人都可以寫電子郵件給我 (高階主管)。當成員收到信件時，也會用同樣的態度回覆給你。反之，如果什麼都不回覆，久而久之主管和成員的距離只會越來越遠。

正向的溝通循環體現在公司文化中，也反映在公司是否能快速調整。快速回應帶動組織快速嘗試、快速驗證、快速失敗並修正的步調，讓團隊少走冤枉路。

圖說：提升生產力的好處，遠比想像來的多。

真的嘗試以上作法後，我自己的發現是…

在我自己的「Yesterbox」裡，運用電子郵件 (昨天的收件匣) 和行事曆作為自己的待辦清單。如果沒辦法即時簡單回覆郵件的話，我會交代給其他成員協助，確保維持快速溝通的正向循環。

英特爾 (Intel) 的傳奇創辦人 Andy Grove 在《High Output Management》(中譯：葛洛夫給經理人的第一課：從煮蛋、賣咖啡的早餐店談高效能管理之道) 提倡，經理人應該善用行事曆作為生產排程工具。如果你想知道更多，不妨找到閱讀此書內容。(AirBnB 執行長 Brian Chesky 盛讚為唯一所有人都需要閱讀的管理書籍)

圖說：除了電子郵件，懂得搭配行事曆很重要！

融合「Yesterbox」和Andy Grove的建議，我嘗試利用電子收件匣管理每天的任務，同時利用行事曆追蹤預定進度、長期計畫和重要任務。在使用這個方式之前，從原始的紙本記錄到各種待辦清單 App 都試過，但沒有最適合自己的工具。( 別誤會，它們都是不錯的工具，但對我來說總是缺了點什麼 )

除了電子郵件外，千部別忽略行事曆的重要性

行事曆並非只是字面這麼簡單，深層的含意是：建立時間的維度、讓你有急迫感。太多的研究指出，創造急迫感可以提升生產力，特別是大型組織。

利用行事曆可以預覽每天的會議、休假規劃，你自然會發現時間被切割占用後，幾乎所剩無幾；每天回顧自己的時間安排，一開始一定覺得慘不忍睹，而好的管理習慣都是慢慢培養而成。從中產生的急迫感，是很好的催化劑，讓你更快調整。

延伸閱讀：身為主管時間總是被瓜分怎麼辦，從管好行事曆做起！

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原文出自JANDI，感謝授權轉載

主圖來源：JANDI