「每天上百封信件到底怎麼消化?」從Zappos執行長的行事曆學時間管理

為什麼要看這篇文章:經營電子商務在今日並不容易,有些人創造可觀的報酬;但現實是,大部分的人每天只在生存邊緣掙扎。身為一個經營者,如何在有限的時間裡,處理多如牛毛的任務、維繫人脈、發想策略?透過 Daniel Rodic 在 Business Insider 的文章,我們得以更靠近 Zappos 執行長謝家華。今天無意塑造某某某多厲害的假象,而是要閱讀這篇文章的你,也能學會這些做事方法。

Zappos 執行長的工作現況:和你我差不多,但注重公開透明

謝家華 (Tony Hsieh) 是在舊金山長大的台裔美國人,除了是著名網路企業家和創業投資家外,更多人知道他是線上成衣與鞋子電商,Zappos.com 的執行長。我們分析謝家華一整年的行事曆 (你可以點擊這裡,看到他公開的行事曆內容),並一起學習:如何管理時間?

首先,謝家華不是一個傳統的企業領導人。其中最讓人印象深刻的是,謝家華在公司內致力透明化,甚至做到分享個人行事曆、公司優先順序策略給所有人,連螢幕前的你也不例外。也讓我們今天得以分析謝家華的工作方式:

1.他不是很多媒體形塑的晨型超人 (超早起床開始工作)。即使每天工作很忙,大概會在早上七點到九點開始一天。

2.每週工作 62.5 小時 (包含週末的話是 75 個小時)。換算成以天為單位的話,就是每天工作 12.5 小時。

3.花費 35% 的時間在回覆電子郵件 (大約每天四小時),以及 24% 的時間在會議 (大約每天三小時)。

4.直到停止計算前,他每天行走 11,115 步,大約26 英哩。

圖說:最主要的時間仍花費在電子郵件和會議上,請先從這兩項開始改善。

圖片來源:shutterstock

當然每個人的工作方式不盡相同,謝家華的方式不一定適合你我。但依然可以從中學習,以下列舉幾點謝家華給我們的建議,不妨嘗試看看是否能增進個人生產力。

電商巨擘主管,如何處理電子郵件?

跟每個主管一樣,謝家華也收到很多電子郵件,每天平均至少收到 379 封郵件。為了處理如此大量的電子郵件,他發想一個方法:「Yesterbox」,更有效地管理工作流程。(有興趣的你可以點擊看原文,知道什麼是 Yesterbox )

簡單來說,昨天的「郵件收件匣 (yesterday’s inbox)」 就是今天的 「待辦清單 (to-do list)」,這個方式將協助你的收件匣清理乾淨,不再煩惱未讀郵件。

雖然謝家華宣稱可以在半小時內看完並回覆 10 封郵件,但從實際數字上來看,最多僅能在一小時內回覆 9 封電子郵件 (這並不是指他沒有效率,而是電子郵件真是時間殺手)。即使是謝家華,平均每天花費四小時仍只能處理 20% 的電子郵件;其餘郵件由他的幕僚團隊協助回覆。以下的數據呈現出:收到的與實際被處理的電子郵件之間的差距。

圖說:電子郵件重要,但容易虛耗時間。

圖片來源:Business Insider

回郵件以前先進行分類:至少有四種選擇

在不細分郵件內容的情況下 (比方說,有些郵件只需要回覆兩句話),謝家華的「Yesterbox」仍有其參考的價值,否則也不會受到 Alphabet Inc. (Google 母公司) 的執行董事長 Eric Schmidt 的推薦。以下摘取《Google 模式》(How Google Works) 中的一段話:

當收到一則新訊息時,你有這幾個選擇:

1.閱讀完後判斷為不需要花時間閱讀和回覆

2.閱讀完後,必須馬上回覆並行動

3.閱讀完後,可以稍晚回覆並行動

4.稍後再閱讀

大多數的人不清楚前兩個選擇的差異在哪?導致花費很多時間在不需要回覆的郵件上。如何去分辨孰先孰後的電子郵件,你已經有不少網路上的建議可以參考。這裡想分享的是:如何更細緻化操作稍晚回覆、稍晚閱讀呢?答案是:快速但簡單的回覆,比什麼都不回覆來的好。

圖說:不要想回覆所有郵件,先判斷優先順序。

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優先順序之後,快速回覆是第二件事

今天有一封郵件屬於:優先閱讀,但可以稍晚回覆。請問你真的要花十幾分鐘寫完郵件再寄出嗎?謝家安和 Eric Schmidt 建議:即使你沒有太多時間打完郵件內容、即使沒有想清楚論述,簡單回覆「收到」兩個字都更好。根據 Eric Schmidt 的分享,Got it 是 Google 人最喜歡用的一句話。

快速 (但不用過於完整) 的回應,不只是生產力的議題,更可以形成正向的溝通循環因為這個簡單的動作,等於告訴團隊成員:如果你有任何問題,任何人都可以寫電子郵件給我 (高階主管)。當成員收到信件時,也會用同樣的態度回覆給你。反之,如果什麼都不回覆,久而久之主管和成員的距離只會越來越遠

正向的溝通循環體現在公司文化中,也反映在公司是否能快速調整。快速回應帶動組織快速嘗試、快速驗證、快速失敗並修正的步調,讓團隊少走冤枉路。

圖說:提升生產力的好處,遠比想像來的多。

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真的嘗試以上作法後,我自己的發現是…

在我自己的「Yesterbox」裡,運用電子郵件 (昨天的收件匣) 和行事曆作為自己的待辦清單。如果沒辦法即時簡單回覆郵件的話,我會交代給其他成員協助,確保維持快速溝通的正向循環。

英特爾 (Intel) 的傳奇創辦人 Andy Grove 在《High Output Management》(中譯:葛洛夫給經理人的第一課:從煮蛋、賣咖啡的早餐店談高效能管理之道) 提倡,經理人應該善用行事曆作為生產排程工具。如果你想知道更多,不妨找到閱讀此書內容。(AirBnB 執行長 Brian Chesky 盛讚為唯一所有人都需要閱讀的管理書籍)

圖說:除了電子郵件,懂得搭配行事曆很重要!

圖片來源:shutterstock

融合「Yesterbox」和Andy Grove的建議,我嘗試利用電子收件匣管理每天的任務,同時利用行事曆追蹤預定進度、長期計畫和重要任務。在使用這個方式之前,從原始的紙本記錄到各種待辦清單 App 都試過,但沒有最適合自己的工具。( 別誤會,它們都是不錯的工具,但對我來說總是缺了點什麼 )

除了電子郵件外,千部別忽略行事曆的重要性

行事曆並非只是字面這麼簡單,深層的含意是:建立時間的維度、讓你有急迫感太多的研究指出,創造急迫感可以提升生產力,特別是大型組織。

利用行事曆可以預覽每天的會議、休假規劃,你自然會發現時間被切割占用後,幾乎所剩無幾;每天回顧自己的時間安排,一開始一定覺得慘不忍睹,而好的管理習慣都是慢慢培養而成。從中產生的急迫感,是很好的催化劑,讓你更快調整。

延伸閱讀:身為主管時間總是被瓜分怎麼辦,從管好行事曆做起!

時間總是不夠用?這樣做讓開會更有效率!

原文出自JANDI,感謝授權轉載

主圖來源:JANDI

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JANDI
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分享國內外有用的辦公室文化,認為亞洲企業值得更好的工作體驗,於是打造新一代的雲端企業通訊軟體。所有工作的核心就是溝通,唯有改變通訊與協作的品質,才能跳脫舊式管理思維。
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