「每天的小會,其實比大型會議更重要」學會用5分鐘會議抓工作重點

也許大部分的上班族都認為,開會是一件浪費時間的事,但其實很多會議不得不開,因為從中我們能獲得其他同仁的想法,可以互相交換意見,甚至從每個人的觀點中「蒐集靈感」、「獲得情報」。那麼該如何在開會帶來的「利」與「弊」中取得平衡?

《別再開會開到死》一書中可以整理出以下建議:

為會議找到合適的形式和結構

盡量別臨時想到要開會才開,也別太常變動開會流程,或是常常想到什麼就要部屬提供資訊。減少意外感,才不會讓整場會議聽下來鬆散,大家腦袋跟著轉卻還無法專心解決幾件事。如果能訂出一個固定的開會架構,所有參與者就能依循這個模式去準備。

不過會議主導者可以依照幾種不同的會議需要設定出幾種架構。可以有快速報告工作內容的 5 分鐘「頭條新聞」;有固定更新成效進度、像每週固定時段播出的「連續劇」;還有像長達數小時「迷你影集」般的跨部門年度會議。

畢竟每個人在每次會議的心態都不一樣,如果每週一次開完所有的會,一次想完成許多事,最後只會分散心力、耗費精力,還得不到開會應有成效。

1.每日報備會議:五分鐘速戰速決,像瀏覽新聞標題

從《別再開會開到死》中的案例說明,其實每天開的會議,不應該佔用所有人的工作時間,所以只要用 5 分鐘站著報告自己每天在忙什麼,當天有什麼進度跟規劃,像點開新聞App、快速瀏覽新聞標題般,讓所有人短時間內掌握彼此的工作動向,不必變成落落長的主管會議。

你可能會想:如果只是單純要報告工作內容,為什麼我需要向每個人報告、且知道每一個人的工作?這樣做的好處是:可以省下很多email、語音留言、當面溝通的時間。即使每天都有人請假沒來上班,有進公司的人還是可以快速掌握所有部門大致的情況,假使有人從外頭打電話來,隨便打給一個人都可以快速知道狀況。除非你完全一人作業,不需要和任何一個人溝通,不過這種情況算是少之又少。

圖片來源:pixabay

 2.每週戰略會議:著眼短期目標,像每週固定連續劇

我們對連續劇大致上都有一定程度的劇情掌握,知道它會播多久、結局如何?你不會有太多的驚喜,但是能在固定時間掌握大致上劇情的進度,同時滿足觀賞的慾望;它不會有大幅度的變化或進展,卻能讓你紮紮實實地做好每一步的調整。

建議在每週戰略會議中,不必事先列出討論議題。討論議題是從所有與會者的報告內容定出來的。

可以試著先讓每個人花一分鐘簡單報告這週進行的工作,每個人報告完一輪後,再一起敲定討論的議題和方向。這樣不用十分鐘每個人都可以知道其他人最近的工作概況,經過整理就會擬出接下來需要討論出策略的重點。

事實上,敲定戰略討論議程前是需要搜集一些資訊的;假使反過來,還不知道大家最近在做什麼 就定出每週戰略會議要討論的內容,實在沒啥道理,也可能淪為為了開會而開會的「乾涸會議」。

結語

想讓開會變得更有趣、更新鮮,當然有無數種做法,但如果不是進行提案發想,而是例行性的工作進度回報,你恐怕只會覺得「很長、很悶、很想睡」。所以在例行性的會議中,不妨透過「快狠準」、「講重點」的小會議來取代每次動輒 1-2 小時的大會議。確實達到報告及溝通,不再讓開會成為一種額外的負擔。

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參考來源:《別再開會開到死》

主圖來源:flickr

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