「開會也能像看電影一樣有趣?」為你的會議加入這些元素吧!

「又要開會!煩死了!每次開會都好浪費時間…」

「如果可以不用開會,我可能會更喜歡我的工作…」

你是不是常常聽同事或員工有以上的抱怨,或者,你自己就是心裡常常murmur的那一位!偏偏企業為了做出決策,許多會議不得不開,但遇上員工/同事不想開會,或者開完會士氣更低落,也不是好現象,該怎麼辦?筆者要來分享《別再開會開到死》這本書,結合書中重點以及個人過去工作經驗,獻給想要讓開會變得有趣、更有效率,也更想投入開會的你。

圖片來源:天下出版

開會?還是看電影?

如果問你:「你現在有兩小時,開會跟看電影,你會選擇做哪件事?」你絕對會瞪大眼睛、狂皺眉,「瘋了嗎?!當然是看電影啊!誰會想要浪費時間在開會上。」

沒錯,開會乍看之下是不有趣又浪費時間的事,遠比一場電影還無聊多了,但一家力求成長的公司,勢必少不了開會,也必須從會議中匯集各部門想法、報告現況以及針對問題提出新的策略,才能讓企業不斷進步、具有競爭力。簡單來說,會議是提升一間公司產值、業績的必要元素之一。

既然避免不了會議,又不想浪費時間在無意義、沒產值、沒有解決任何問題、做出任何決策的會議,那,何不試著把它變得跟電影或戲劇一樣吸引人? 

假如你希望開會可以變得有趣又有意義,那麼首先就要避免這些元素進入會議當中:

*閒聊:

有些人認為,適時的閒聊可以化解開會嚴肅的氣氛,而且或許可以從閒聊中獲得一些靈感,但真實的情況是:閒聊和「有意識」的聊天是不同的。通常閒聊就是聊工作和會議「以外」的事,而非和同事討論公事上的想法,而且容易不知不覺就「聊開了」,反而容易拖延進度,壓縮到討論真正重要議題的時間。

*事不關己的態度:

這是最需要極力避免的。當你花了好幾小時準備會議資料,但其他人卻興趣缺缺,一副事不關己的樣子,從頭到尾也沒有針對你的報告提出疑問或任何建議,坦白說,就和對著空氣說話一樣。一場完全沒有參與度的會議,就算報告者講得口沫橫飛,也無法為公司新的決策帶來任何貢獻,反而會影響到整體士氣,認為會議沒必要參與,反正聽不聽也沒差,漸漸養成低效率開會模式的惡性循環。

除了注意會議中應該極力避免的狀況,想要開一場好的會議,你可以這麼做:

1.熟悉一切

和自己以及同事確認,事前該準備的資料準備了嗎?該聯絡的客戶、該交代的信件是否事先寄出了?對於開會重點掌握了多少?對開會重點熟悉,是擁有開會好品質的第一步。

2.快、狠、準

這三個要素是啟動效率會議的第一步。「快」指的是每個人說話的節奏要快,將報告重點濃縮在 3 分鐘左右講完,避免讓開會同仁分心;而「狠、準」則是講述重點必須抓住聽者的耳朵,此時建議報告內容可濃縮成 3-5個重點,讓聽者概略掌握你的報告全貌,後續再透過提問方式了解細節,有時這樣的效果反而比報告者一股腦兒講完還來的好。

3.適時調整開會議程

在較大的會議當中,有時候會安排多種項目:產品開發、預算編列財務報告、行銷等等。或許在財務預算報告時,其他人參與度會比較低,一個沈悶的開始,可能讓人提不起勁,使得整場會議陷入更深的安靜漩渦,影響討論的活絡度。這時候會議主導者必須扮演協調的角色,在適當時間插入其他適合討論的議題,避免在長時間會議中影響討論熱度。

 4.創造誘因

同一時間會選擇看電影而非開會,是因為電影對我們來說有高潮迭起的劇情,但事實上,一場兩個小時就結束的電影,並不會直接影響到我們的生活,反倒是一場會議的決策,攸關整間公司的走向、也和公司裡的每一個人習習相關。如果能為一場會議製造出像電影一樣的「爆點」、「衝突」,就能讓會議更有吸引力。

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所謂電影中營造的「衝突」,是能讓人內心產生不安的情緒,你會為劇中角色感到同樣的害怕、期待、感傷或內心掙扎。雖然會議中當然無法營造出如此戲劇化的劇情,但反過來看:如果一場會議,可以大膽加入一些誘發同仁思考或是主動挑戰的元素,就能刺激他們更投入參與,提供點子。

比方說,視會議屬性安排一場「點子王大賽」,主領會議者先拋磚引玉,透過比較趣味、刺激的方式,誘發同仁現場發想。

不過在事前也必須建立共識,因為在會議中討論的議題,遠比電影裡誰能存活下來、男女主角最後會不會在一起…還來的更重要,因為那是你賴以維生、甚至攸關能否保住飯碗的事,難道電影會比這個更重要?

 5.掌握關鍵十分鐘

會議和電影或戲劇相似的地方是:最關鍵的部分其實不是結局,而是「開頭」。(當然電影鋪陳常常有例外)通常前 10 分鐘最需要抓住觀眾的注意力,如果一開始能吸引大家目光,會議就容易進行得順暢,而忽略掉中間比較乏味的部分。

記住,「讓大家想要關心會議」是你的目的。

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至於該怎麼讓大家關心會議呢?你可以:

(1)事先說明會議的重要性,如:「這場會議攸關下一次的活動能不能辦得順利,如果這邊沒有先匯集大家的共識,或是把流程處理得順暢,可能會影響到客戶對我們的信任…。」

(2)強調會議和同仁的關聯性,如:「我知道這樣說可能會嚇到大家,但如果這部分的預算超支的話,可能會影響到大家下個月的薪水…」

也許看完這篇文章並不會讓你的會議立刻變得像電影般吸引人,但想要開一場「有效率」、「有產值」的會,適時加入些戲劇、故事、表演元素,或是創造些誘因,當你能抓住同仁的眼,就能抓住他們的注意力!

參考來源:《別再開會開到死

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主圖來源:Google

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