NASA經驗談,企業家的成功從提升員工效率做起!

為什麼我要看這篇文章:企業家成功的秘訣不在於加快工作速度,而是改變做事情的順序。如果員工在一個時間內安排多項工作,腦袋不停切換作業內容,耗掉的只是時間嗎?不!不只是寶貴時間,而是例行項目通通事半功倍,工作效率大打折扣。嘗試看看由簡入難的工作模式吧,盡早提升員工的效率,讓他們更有機會在時間內完成各項排程任務!

你也許有過這樣的經驗,一個半小時內可以完成的工作,中間經歷了 3 通電話的打斷,使得工作拖了 1 小時都還沒做完。明明講電話的時間也不長,可是重新進入工作狀態、重新進入「正做的順手」的那種感覺,卻是需要耗費時間與心神的。

太空人和你有著同樣的煩惱。美國亞利桑那州立大學商學院的教授 Jeff LePine 和他的團隊執行了一項為期三年的研究,發現工作事項之間的切換過程,對於太空人的工作效率有著明確的影響。

圖一、工作總是被電話、會議、雜事打斷?

圖片來源:shutterstock

心存雜念的太空人-工作間的切換成本是拖累效率之兇

工作不容易,在外太空工作更是不容易,太空中的作業時間有限,如果出了差錯還可能出人命。太空人出任務時,必須在幾十件子任務之間轉換心神和注意力,這點倒是跟辦公室裡的上班族們沒有差別。

研究團隊測量受試太空人在切換手邊任務之間的心理狀態、情緒和壓力變化,以及這些變化如何影響他們在後續作業中的效率。Jeff LePine 表示,研究的結論在一般工作者身上也適用。

Jeff LePine 發現,沒有被圓滿完成或處理乾淨的前一項工作,伴隨著懸念,影響了太空人進入下一項工作的順暢度。這種「卡卡的感覺」,會使工作者不容易專心,也較不願意徹底的投入下一項任務,連帶降低了整體的工作效率。

面對待辦事項,要採層層包圍戰術,還是擒賊先擒王?

「卡卡的感覺」本身並不容易解決,因為當一項任務的難度和複雜度越高,要快速俐落的完成並抽身就越難;當工作者越需要分階段完成它,每次做一半的「未完成感」就令人討厭地難以甩開。

工作者雖然無法自己控制任務的難度和數量,不過可以排出任務的優先次序,「由簡入難」地一一處理,會減少很多在難度不一的工作之間不停切換、重新進入工作狀態的時間成本。

要做到減少「切換成本」,首先必須要能清楚意識到這些切換過程的發生,而不是團團轉地瞎忙、任由各種干擾或焦慮任意打斷你。每次的切換過程,你的思緒和情緒處於什麼樣的狀態?你剛才究竟完成了什麼、還有哪些未完成的工作徘徊在你心頭?重新把這些習以為常、已經內化成無意識工作習慣的切換過程,重新拉出來認真觀察審視,反而能夠讓你重拾工作效率。

圖二、不能正確使用 Email,只是浪費時間

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提升效率 的關鍵

Jeff LePine 的研究團隊也建議,把比較不重要、難度較小的工作集中在一起,在一天的早上最先一舉 KO,也可以有效減少切換成本。(寫計畫書寫的正順手時突然想起來有封 E-mail 還沒有回,多礙事!)如果你知道今天下午有個會議將打亂你現有的節奏,那麼可以試著把最難纏的工作在這之前搞定,免得會議之後又跑出新的大魔王加入混戰。

下班後是帶著疲憊、挫折感、甚至沒做完的工作一起回家,還是懷著滿足、成就感、和愉快的心情迎向晚餐的懷抱?試試重新調整工作節奏、安排任務之間的處理順序,會感受到效果的!

原文來自合作媒體 JANDI,感謝授權轉載

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JANDI
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