覺得開會總是沒效率?請看看日本、芬蘭和德國怎麼做!

為什麼我要看這篇文章: 你是個有志於成為跨國企業的經理人嗎?或者你已經是,卻不知道如何進行跨國會議。想要讓會議進行的順暢高效率,今天以 BBC 的分析,領略各國會議的不同,避免文化差異所犯下的錯誤,看看 哪個國家的會議最有效率 ?

老是卡在沒有頭緒的會議中?試試看他們的做法吧。

在芬蘭,如果想讓會議順利進行有效率,你得要懂得安靜;相比之下,加拿大就完全不是這樣。隨著通訊科技的進步,我們有更多跨國與跨文化討論的機會,卻也讓每場會議更像個謎。跟不同國家的人開會,意味深長的沉默、輕鬆閒聊和嚴肅的臉孔,都各具不同的意義。

圖一、會議總讓你傷透腦筋?

圖片來源:shutterstock

哪個國家的會議最具高效率 ?

你是個有志於成為跨國企業的經理人嗎?或者你已經是,卻不知道如何進行跨國會議。今天以 BBC 的分析,領略各國會議的不同,避免文化差異所犯下的錯誤。相同的行為在不同國家代表不同意義。比方說,北美與歐洲地區的商務人士,視會議中接聽電話為非常不禮貌的行為;但在中國卻是自然不過的行為,甚至在會議中攜帶多支手機。

要解決文化差異的問題,最好提前準備,或至少了解當地用戶在想什麼。以下是五個和不同國家打交道的潛規則,讓你在下一個跨國會議更容易些:

嚴守規則,一板一眼

代表國家:德國,奧地利,日本

承認吧!我們都曾有過以下這種會議:沒有規劃好議程、沒有準時開始、原本一小時的會議變成兩小時…。品質低落的會議,讓你傷透腦筋嗎?在德國、奧地利、日本,這些事情通常不會發生。

在日本,每個會議都是精心策劃的,就像他們會議前的書面報告一樣。也因為如此,日本人在會議前會先仔細看過會議材料,並且盡可能按照議程規劃進行。15 分鐘的報告、15 分鐘的票選,剛剛好不多也不少。如果沒有按規則走,就會被視為沒效率,主管也會質疑你的專業能力。假如你想和日本公司合作的話,除了把功課做到滿分外,還得遵守所有規定才行。

圖二、在日本,會議要準時開始、要完全按預定時間走,而且要有議程規劃。

 圖片來源:BBC

德國人和奧地利人也是。專門解決跨文化溝通問題的 Global Context 創辦人 Stuart Friedman, 簡單比較美國和德國的會議。在美國,可能會因為討論熱烈導致會議時間拉長;但在德國,任何長時間的會議就是沒有效率。

會議中沒有任何討論或發言

代表國家:中國,台灣,馬來西亞,新加坡

” 愛面子 ” 的民族性格,讓這些國家的會議缺乏辯論,只為了避免任何造成尷尬或錯誤的機會。根深蒂固的傳統觀念,使得會議趨向保守。太幽默的說話方式和過於直白地指出錯誤,都會毀了整場會議。

對於歐美商務人士來說,最無法理解的是什麼呢?答案是:亞洲人的會議極少討論「新的方向」,而是將原本就知道的事情再說一遍。感覺起來會議進行得很順利,其實整場會議根本沒有意義。” 有時候,你得花個十幾個小時到亞洲,開個沒有人發表意見的會議。 ”  Stuart Friedman 分享他的經驗。

圖三、手機到底該不該出現在會議室中?

 圖片來源:BBC

任何事情都可能打斷會議進行

代表國家:義大利,法國,西班牙

如果曾經和以上這些國家的人開會,你會慢慢習慣不按理出牌的遲到早退。如果說法國人有時程表的話,那麼他們一定經常塗塗改改。與日本人和德國人的嚴謹相反,幾乎不可能預期法國人的會議走向,或許和天性浪漫的性格有關吧!

如何跟它們進行有效率的會議呢?首先必須認識到,不可能期待他們一直留在會議中 (特別是枯燥無味的策略分析時 ),你必須拿出吸引他們目光的有趣發現。同時,在會議後最好有個紀錄,讓沒有參與或中途離席的人,也能避免訊息的不同步。

覺得沒有道理嗎?但是想和不同國家的人合作,你得面對這些事實。

圖四、即使彼此不太欣賞,還是要學會合作。

圖片來源:BBC

會議中請勿閒聊

代表國家:芬蘭,瑞典

會議中的閒聊有時比正事更重要!適當的和緩氣氛,能讓事情進行的更加順利。即使在美國,也常常透過聊天氣、聊運動、聊時事,以便切入正題,然而在北歐國家卻完全不管用。

凡是與會議議程內容無關的發言,都會被視為浪費時間。這和日本人所堅持的嚴謹稍有不同,日本人所注重的是時間分配,而北歐國家則是重視談話的內容。甚至有人會覺得,日本人的閒聊、禮儀和行為,才是會議成不成功的關鍵。

這我們更進一步解釋 ” 請勿閒聊 ” 這件事。在與芬蘭人的會議中,你將會體驗一段長時間的沉默,對於初次體驗的人會感到尷尬,但記得千萬別試圖去化解或圓場,因為你不需要。而且如果你打斷沉默的話,將會失去北歐人對你的信任。

圖五、你能忍受會議中的尷尬嗎?

圖片來源:BBC

表面與心中的想法不一定相同

代表國家:韓國,德國

會議桌上的往來就像個戰場,特別是在韓國與德國的會議中,很難摸清楚對方真實的想法。跟韓國人開會要注意些什麼呢?首先要知道會議桌上的人究竟是誰,以及他們之間的關係。有一件值得注意的事情:在會議中總是由最基層的成員開始發言,最後由決策主管下達指令,過程中你可以發現誰是重要的關鍵。

德國的會議有時讓人感到冷酷且無情,難以看出德國人到底是滿意或不滿意,沒有鼓掌、沒有欣喜的雀躍,也沒有失望的神情。讓人難以捉摸。

圖六、別奢求能從德國人臉上獲得太多資訊。

圖片來源:BBC

每個國家文化不盡相同,會議的形式自然不一樣。面對全球化的環境,好的跨國主管該知道如何和其他國家合作。如果你認為會議是效率殺手卻又不可捨棄,學習對方的會議文化是增進會議效率的第一步。

主圖來源:flickr

原文來自合作媒體 JANDI,感謝授權轉載

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JANDI
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