新創預算怎麼編列?會計師教你制定年度預算的技巧與方法!(上)

新的一年到來,創業家首當面對的便是新年度的預算編列。年度預算編列不但攸關整間公司資源能否妥善運用,長遠來看,更可以看出一家公司對於未來的想像及發展策略。

因此,勤業眾信新創事業服務團隊負責人張鼎聲執業會計師在《勤業眾信 x AAMA 財務課程》中,向新創團隊分享制定年度預算的技巧與方法。

財務報表基本概念

一開始,張會計師先解釋財務報表四大表及相關概念,四大表分別為:資產負債表、損益表、現金流量表、損益變動表而相關概念中,他強調一般財務報表編列都應該以應計基礎為原則,而非現金基礎,提醒新創在編列報表時一定要特別注意。

1.資產負債表:
資產負債表是一個「時間點」的概念,在一個時間點,公司有哪些資產,還有哪些負債。

2.損益表:
公司的損益表是表達「一段時間」的經營結果,可看出公司在此期間收入、支出及獲利等情況。

3.現金流量表:
一段時間內現金變動的情形。

4.權益變動表:
一段時間內股東權益變動的情形。

預算管理三步驟概念

在進入如何制定年度財務預算之前,他提醒新創在預算管理上應有的三步驟概念:計劃(Planning)、預算(Budgeting)、預測(Forecasting)

計劃指的是新創決定要將接下來團隊及創辦人希望下一階段公司能夠往哪個方向前進。
預算指的團隊及創辦人將會透過什麼樣的方式,將公司帶到計劃階段時設定的目標。
預測則是最後團隊及創辦人抓好實際執行過程是否有按照最初構思的模樣。

進入制定年度財務預算的階段,可以從下圖看出預算制定其實不單單攸關公司財務,預算制定更牽動著企業長期策略/目標制定部門組織行動計劃擬定

策略目標的釐清,也是年度計畫與預算展開的基礎。張鼎聲提供

最佳實務流程、預算編列方式

編列預算因為動輒牽涉層級、單位十分多,每個單位需要的任務也都不同,因此十分耗神費時。

預算權責單位。張鼎聲提供

而面對此狀況,張鼎聲說明實務上通常建議企業應包含 Top Down(由上而下)及 Bottom Up(由下而上)流程,也就是所謂的 V模型(Top-Bottom-Top),採用這樣的流程可以幫助企業有效改善預算編列流程過長的問題。

最佳實務流程-Top Down and Bottom Up張鼎聲提供

流程擬定後,進入預算編列的方式,張鼎聲則建議企業要使用動因基礎(Driver-Based)

為甚麼要使用動因基礎?他表示有效的企業績效管理架構,包括績效衡量、計畫預算預測與績效報告等關鍵因素。過多版本資訊將會導致績效管理缺乏效率,也因此各功能性組織應該要有一致性的略目標,並以動因(Driver) 作為整合所有績效管理作業流程的共通語言。

一旦將營運連動的動因(Driver)與財務數字連結,也能提升編制效率及分析彈性。有些動因本身就是績效管理指標(KPI),更能促使預算與策略更具有攸關性。而現今預算往往容易受到其他因素而影響,使用動因基礎,也能夠透過模擬動因改變進一步預測出預算受到的影響程度有多少,當預算修正時也無需重編整個預算。最後,與實際值進行差異分析比較時,也較能發掘出改善機會點。

還是不太懂嗎?他特別提出兩個例子向大家說明,像企業可以利用人數,來預估薪金/膳食等費用;也能利用坪數,來預估水電/租金等費用,這就是動因基礎的預算編列方式。

滾動式預測(Rolling Forcast)

預測的方法,張鼎聲則建議團隊可以使用滾動式預測(Rolling Forcast),又稱滾動計劃法,是一種定期修訂未來計劃的方法。

他說明滾動式預測透過實際發生的數據與資料,以更貼近現實的角度持續地檢視未來的一段期間,提供管理階層針對快速變遷的環境做出反應。而這樣的方法會按照計劃的執行情況和環境變化,持續調整和修訂未來的計劃,並逐期向後移動,並能將短期計劃和中期計劃結合起來。

滾動式預測通常會有以下特徵:
– 持續預測,依產業特性與需求,通常每月或每季進行一次
– 預測的期間維持一定,依目的常訂為 6Q(18M)、12M、9M…
– 著重面向通常與 Budget 不同,且經常針對主要 Driver 進行 What-If 模擬

也因為能十足地考量到現實狀況以及公司發展,滾動式預測通常比年度預算/預測更能反映營運情況,使團隊及創辦人增加對未來的能見度,避免出現盲點,同時改善預測編列效率提高預測準確度,最後應用在領導企業的層面,讓營運策略更加彈性靈活。

滾動式預測。張鼎聲提供

以上是第一個階段需要了解預算編列的概念、流程和運用方法,而下篇將會繼續講解年度預算編制包含的項目以及編預算的注意事項。身為新創老闆或中小企業主也該有相關的概念,才能讓公司有穩定的財務狀況。

原文出自Meet創業小聚,感謝授權轉載

延伸閱讀:新創預算怎麼編列?會計師教你制定年度預算的技巧與方法!(下)

原文作者:許為傑,創業小聚社群編輯

原文名稱:新創不會編列財務預算?勤業眾信新創服務負責人教你制定年度預算的技巧與方法!

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