工作好忙,時間總是不夠用?創新的時間管理方法,讓你的時間產生最大價值!

|本文摘自《6區塊黃金比例時間分配法》一書,由方言文化授權刊登,鄭智荷 著;Loui 譯。|首圖/Pexels


忙碌到經常加班,毫無生活品質可言!有兼顧工作與生活平衡的方法嗎?

列一堆待辦清單讓自己忙到翻、忙到死,但這樣忙碌的意義到底是什麼?

工作計畫常被干擾、打斷,拖延到沒完沒了,就像看不到盡頭,該怎麼辦?

日誌本、待辦清單都很複雜、麻煩,沒多久就半途而廢,難道沒有「簡便、可靠又能持之以恆」的方法嗎?

你的痛苦又難解的問題,都能在這本書中,找到答案!

別再不切實際,修正是計畫的最基本

分享一個關於時間管理的有趣說法。據說,時間管理菜鳥不會按照計畫行動,而更菜的人以為一切都按照計畫執行。

世界上沒有萬無一失的計畫,縱使近乎完美仍然需要一再修正。

尤其是上班族,修改計畫完全是家常便飯,時常不到九點,我便聽見主管大喊:「鄭代理!」以及另一頭響起的電話聲,這時我不用聽內容也會先嘆口氣,應該是預料會聽到「剛才制訂的計畫已經被打亂」了吧?

展開工作前預先制訂的計畫,總在九點以前便面臨修正,在公司裡,不要說員工就算貴為老闆,也難以擅自決定工作的優先排序;計畫老是生變,例如被要求完成臨時交辦的任務,或者必須先處理與其他部門合作的業務後,才能開始進行自己的工作。 

除了來自外部問題,源自內心的變動因素也不少。

我們在制訂計畫時總認為全都做得到,但開始實行時,心情卻老是疲倦和不耐煩,這些狀況其實不難想像,但在當下根本看不到這些干擾因素。

是什麼原因導致經常需要修改自己精心制訂的計畫?

先回想訂立計畫時的情景,在沒什麼人上班的寧靜清晨或令人心情愉悅的週末,倒杯咖啡獨自在計畫表上寫下待辦事項,每當那時四周便會充滿著一種「我什麼都做得到」的積極氛圍。

「計畫」在自己的書桌前、腦海中形成,會以當時的心態、擁有的力量為基礎去制訂。然而,即便只是一小時後,自身的心態、體力也會和計畫當時不同,更不用說是一天、一星期、一個月以後了。 

因此,每當情況出現轉變時,就該適當地做修正調整,但這句話不是要求你改變方向。

設定行車導航時,即便已經在眾多前往目的地的路徑中擇一,導航也會在行駛過程中持續找尋最佳路徑,假設它判定一開始設定的路線比想像中壅塞,走其他的路會更快捷,就會出現「為您規畫新路線」的語音訊息,儘管目的地沒有改變,導航也會根據實際情況指引最合適的路徑。

就連路線導航都需要根 據路況持續更新,更何況是我們的計畫?所以修正和制訂同等重要,時常審視所處現況,且依需求積極修正。 

會發現最近各家企業的商品生產週期都很短,他們縮短了按照目標設定計畫、快速實行、確認回饋意見、修正內容的循環週期,傾向推出在短期內就能生產的高性能產品,然後參考客戶的反應進行版本升級,而不是發布一個必須花上許多時間製作的百分百完美產品。

據傳亞馬遜、酷澎(Coupang)、Kakao、小米等企業目前都是採取這種工作模式。

由於新冠肺炎疫情的緣故,世界的重心轉向網路,加快了循環週期,變化的速度快得連新常態(New normal)這樣的單字都令人感覺過時。許多規則配合網路脈動調整變化,沒有人知道確切的成功公式,因此選擇了以快速生產、亮相、收到回饋後立即修正升級的方法,取代絞盡腦汁集成使用者喜好,歷經長久時間打造才問世的 模式。這也表示世界變化太快,既有計畫必須加快腳步,以配合現實週期。

不僅是工作層面,我們也必須在日常計畫中建立流程,來因應頻繁的週期變遷。我想像了無人打擾的寂靜時光,安靜坐在原地制訂計畫的瞬間,如果相信把這個計畫導入現實時,能夠一帆風順,這和夸夸其談有何不同?

即便我們擁有明確的方向和目標,也必須能夠迅速修正實務計畫,才能成為更有趣與有效率的人。簡而言之,相信全數計畫都能徹底實踐是不切實際的,想要使它們貼近現實,就必須保持經常性的修正。

修正計畫
計畫總是趕不上變化,所以我們要根據狀況靈活應對。/圖:Pexels

三類型目標,如何思考,怎麼設定?

這個章節寫給內心想著「儘管如此,我還是不知道自己想做什麼」的你。我想談的不僅止於「人總是會經歷這種時候,沒關係。我也曾經有過這種時候。」這種淡淡的安慰,還要協助你釐清茫然的目標。 

當讓人苦惱的濃霧散去,你將看見自己現在站在哪個地方,不再煩悶,找到前進的方向。過去常聽人說道:「我努力填滿自己的一天,像是讀書、看報紙、運動等等,但就算用心去做每件事,到了最後我終究不知道自己想做什麼。」  

為什麼每天用心生活的人卻始終空虛與煩悶?當我全神貫注思索這件事時,發現了一個問題,我竟把大大小小不同的目標,都用 「目標」一詞全數概括。本應分別思考的各項目標被混為一談,當然使人鬱悶而百思不得其解,不是嗎?於是,我試著解開這些事,目標變得清晰許多。

依據目標的規模個別思考

我將目標分成三種類型。小確幸型目標、短期成就型目標、遠大的目標,然後找出最適合用來說明這些目標的圖案。

三類型目標

首先,我認為「小確幸型目標」(意指微小而確實的幸福)適合泡沫型的圖案,這種目標容易出現但也容易消失,通常出現時沒有特別的理由。

有一天,你看到別人正在做某件事,便突然興起「我也想試看看」的念頭。這種事無論是否實現,對人生都不會有太大的影響;就算有影響,也不過是幾天的心情差異而已。而我有許多這種像泡沫一樣轉瞬即逝的小確幸型目標,例如學習衝浪、插花、 和父母去遊艇旅行、每個月探索一次首爾新景點等等。 

接下來,我將「短期成就型目標」畫上旗幟的圖案,這是短則數日,長則一兩年,具有明確目的,得以努力向前的目標種類,例如最近流行的 Body Profile、創下成功紀錄的集資、達成公司目標、 順利出版書籍⋯⋯皆屬於這個範疇。

最後,與「遠大的目標」形象相配的,便是大腦和心臟畫在一起的圖案,意味著目標遠大,需要大腦和心臟全力投入。這類目標和小確型目標不同,不會在某一瞬間突然冒出來,相較於出現,更適合以「發現」來形容。當短期成就達成型目標不斷順著同一方向,根植內心,你將發現自己對這件事萌生「傾注一生」的想法。 

這三種目標可以個別獨立,也能互相關聯。尤其小確幸型目標通常和其他兩種目標相區別,不過在無數的小確幸型目標中,偶爾會有一兩個發展為短期成就達成型目標或遠大目標。

「因為做結果」的說法便是經典範例,像是「我因為每天做瑜珈,結果學會倒立。」「我因為每天上傳整理房子的影片,結果成了十萬訂閱的 YouTuber。」「我因為上了一日書法課,對書法產生興趣,持續練 字,結果拿到講師資格。」都是這類的成功經驗。許多自我開發或激勵型的 YouTube 影片,時常可見這樣的故事。 

看見小確幸型目標帶來的可能性後,很多人會這麼說:「就算不知道該做什麼,也著手目前能夠做到的事情吧!」縱使不是所有的小確幸型目標都能繼續發展,但經歷無數嘗試後,說不定會找到 連結下一個階段的寶石。

「我不知道自己想做什麼」這句話,說到底是對於大腦和心臟需要全力投入的遠大目標的苦惱。前面我曾提過,遠大的目標不會 突然出現,必須不斷順著同一方向前行才會「發現」,而且很少有人能夠輕易發覺。 

請寫出你現在所擁有的各項目標,並試著分別出它們各別屬於這三種類型的哪一種,接著仔細斟酌是哪個部分使人摸不著頭緒,讓你產生「我不知道我想做什麼」的想法。假如是遠大的目標,請接受這件事可能不會這麼容易找到,但也不要放棄,多傾聽內心想法吧。然後確認目前的狀態是因為大腦和心臟尚未完全投入才沒有找到,或是只差「發現」就能擁有目標。

找到目標
透過三類型目標來分類思考,找到目標一點都不難!/圖:Pexels

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6區塊黃金比例時間分配法