時間總是不夠用?從日常生活練習PDCA專案管理技巧

|本文由湯立綱的專業領導/教練/顧問之路授權行銷人編輯、刊登。


文/湯立綱

轟然一聲巨響,伴隨著突如其來的大雨,打得小陳一整個措手不及。

望著玻璃窗外一片朦朧,看著螢幕上數字5:55,胸口彷彿被閃電擊中般突然一緊,而眼前閃過女友失望的表情……

今晚是女朋友的生日,小陳前一天晚上與女朋友約好今晚7點要在內湖瑞光路的知名美食餐廳幫女朋友慶生。
晚上6點小陳剛打了下班卡。小陳前一晚規劃好今天下班後要直接從公司開車去餐廳,從台北車站附近到餐廳的時間是綽綽有餘。誰知天有不測風雲,上帝像跟小陳開玩笑的打開了水龍頭,霎時傾盆大雨。

小陳心想,在下大雨天開車不但危險,而且下班時間又容易堵車,所以小陳決定搭乘大眾運輸工具過去,於是用Google Map查了一下路線,發現以下幾種方式可以抵達:

(1) 直接坐652公車→再走過去,約47分鐘。
(2) 先坐捷運到忠孝敦化站→再轉630公車→再走過去,約37分鐘。
(3) 先坐火車到松山車站→再轉63公車→再走過去,約34分鐘。

小陳最後決定採取第2個方式,畢竟捷運比公車的預估時間更準確。

因為下大雨,堵車嚴重,第2個方式出現障礙點。從630公車下車時已經6:58,,小陳突然發現路邊有Ubike,便馬上騎上衝去餐廳,好險在7點整順利準時抵達餐廳。

以上這段過程,其實就是一個簡單的專案管理。

也就是說專案管理不只是存在於職場上,也在生活中隨處可見。
若是能夠把專案管理運用到各個層面,人人都能夠成為效率專家。

為什麼要懂專案?上面的故事跟專案管理有什麼關係?

什麼是「專案」?依照美國國際專案管理學會(PMI)PMBOK Guide定義,有三個條件如下。

1.暫時性的(Temporary):即具備時間要素,有明確的開始與結束時間。小陳跟女朋友約會慶生是否有開始跟結束的時間?
2.有獨特的產品、服務或成果(Unique product, service, or result):即具備目標對象,像是慶生的結果是否會因對象、參與者、地點、時間…等因素而有所不同?
3.有逐步完善(Progressive elaboration)的過程:即過程達成,比如小陳為了能準時抵達約會餐廳,計畫從開車→搭乘大眾運輸工具,從走路→騎Ubike,是否都不斷在完善?

說得簡單一點,便是具備時間、目標對象及過程達成。

即便是日常生活的瑣事,也能練習專案管理。/圖:Unsplash

專案管理精髓:PDCA循環

很多人都聽過戴明博士(Deming)所提出來的PDCA循環吧?也就是Plan→Do→Check→Act→Plan…這是所有專案管理的核心了,不論是傳統瀑布式(Waterfall)的手法,或敏捷式(Agile)的手法,都脫離不了PDCA的循環。

從PDCA這個概念延伸出來,套用在專案管理上,美國國際專案管理學會(PMI)說必須具備以下五大過程。
我幫你做兩相對照,你就會發現很多理論其實是異曲同工,說的都是同一件事,也能夠幫你更融會貫通,快速掌握學習要領:

1.起始(Initiating):小陳要幫女朋友慶生,這邊只以專案中通勤部分做說明。
2.規劃(Planning):對應PDCA的P。規劃從公司(台北車站)到餐廳(內湖瑞光路)的交通路線。
3.執行(Executing):對應PDCA的D。執行規劃的內容,也就是通勤的過程。
4.監控(Monitoring and Controlling):對應PDCA的CA。將執行狀況與原本計畫做比對,因有計畫趕不上變化而做修正。
5.結束(Closing):專案完成後做結案動作,並做經驗學習(Lessons Learned)以作為下次通勤路線規劃的參考。

為什麼要做專案管理?

每個人一天都只有24小時,但我們想做的事往往可能給你一天72小時都做不完。
為了要讓自己的生活更有品質、做事更有效率及產生更多價值,必然需要透過一些科學的方法來完成時間管理

一開始的故事你可能會說小陳很幸運的準時抵達了餐廳,但其實是因為他不斷地在過程中修改並找出最有效率的方法。然而,如果他還是照著原定計畫下班開車去餐廳呢?有沒有可能原本只需不到半小時就可以到的車程,卻因為下大雨堵車、交通事故及找車位等因素而變成遲到半小時。

做好時間與專案管理的人,更能有好的生活品質。/圖:Unsplash

其實專案管理就是人類將生活中想達成目標的方式,歸納成一套能相對快速達成的方法(論),如同亞當‧史斯密寫出《國富論》以前,人類早就已經有經濟行為了。
 
其實我們每個人都是自己人生的專案經理!
 
今天的雲層有點厚,打開各個天氣預報APP都看到降雨率不斷在50%-80%間徘徊,那麼,你做好你的應變計畫了嗎?

首圖來源:Image by Arek Socha from Pixabay

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