時間總是不夠用？從日常生活練習PDCA專案管理技巧

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文／湯立綱

轟然一聲巨響，伴隨著突如其來的大雨，打得小陳一整個措手不及。

望著玻璃窗外一片朦朧，看著螢幕上數字5:55，胸口彷彿被閃電擊中般突然一緊，而眼前閃過女友失望的表情……

今晚是女朋友的生日，小陳前一天晚上與女朋友約好今晚7點要在內湖瑞光路的知名美食餐廳幫女朋友慶生。
晚上6點小陳剛打了下班卡。小陳前一晚規劃好今天下班後要直接從公司開車去餐廳，從台北車站附近到餐廳的時間是綽綽有餘。誰知天有不測風雲，上帝像跟小陳開玩笑的打開了水龍頭，霎時傾盆大雨。

小陳心想，在下大雨天開車不但危險，而且下班時間又容易堵車，所以小陳決定搭乘大眾運輸工具過去，於是用Google Map查了一下路線，發現以下幾種方式可以抵達：

(1) 直接坐652公車→再走過去，約47分鐘。
(2) 先坐捷運到忠孝敦化站→再轉630公車→再走過去，約37分鐘。
(3) 先坐火車到松山車站→再轉63公車→再走過去，約34分鐘。

小陳最後決定採取第2個方式，畢竟捷運比公車的預估時間更準確。

因為下大雨，堵車嚴重，第2個方式出現障礙點。從630公車下車時已經6:58，，小陳突然發現路邊有Ubike，便馬上騎上衝去餐廳，好險在7點整順利準時抵達餐廳。

以上這段過程，其實就是一個簡單的專案管理。

也就是說專案管理不只是存在於職場上，也在生活中隨處可見。
若是能夠把專案管理運用到各個層面，人人都能夠成為效率專家。

為什麼要懂專案？上面的故事跟專案管理有什麼關係？

什麼是「專案」？依照美國國際專案管理學會(PMI)的PMBOK Guide定義，有三個條件如下。

１.暫時性的(Temporary)：即具備時間要素，有明確的開始與結束時間。小陳跟女朋友約會慶生是否有開始跟結束的時間？
２.有獨特的產品、服務或成果(Unique product, service, or result)：即具備目標對象，像是慶生的結果是否會因對象、參與者、地點、時間…等因素而有所不同？
３.有逐步完善(Progressive elaboration)的過程：即過程達成，比如小陳為了能準時抵達約會餐廳，計畫從開車→搭乘大眾運輸工具，從走路→騎Ubike，是否都不斷在完善？

說得簡單一點，便是具備時間、目標對象及過程達成。

專案管理精髓：PDCA循環

很多人都聽過戴明博士(Deming)所提出來的PDCA循環吧？也就是Plan→Do→Check→Act→Plan…這是所有專案管理的核心了，不論是傳統瀑布式(Waterfall)的手法，或敏捷式(Agile)的手法，都脫離不了PDCA的循環。

從PDCA這個概念延伸出來，套用在專案管理上，美國國際專案管理學會(PMI)說必須具備以下五大過程。
我幫你做兩相對照，你就會發現很多理論其實是異曲同工，說的都是同一件事，也能夠幫你更融會貫通，快速掌握學習要領：

１.起始(Initiating)：小陳要幫女朋友慶生，這邊只以專案中通勤部分做說明。
２.規劃(Planning)：對應PDCA的P。規劃從公司(台北車站)到餐廳(內湖瑞光路)的交通路線。
３.執行(Executing)：對應PDCA的D。執行規劃的內容，也就是通勤的過程。
４.監控(Monitoring and Controlling)：對應PDCA的CA。將執行狀況與原本計畫做比對，因有計畫趕不上變化而做修正。
５.結束(Closing)：專案完成後做結案動作，並做經驗學習(Lessons Learned)以作為下次通勤路線規劃的參考。

為什麼要做專案管理？

每個人一天都只有24小時，但我們想做的事往往可能給你一天72小時都做不完。
為了要讓自己的生活更有品質、做事更有效率及產生更多價值，必然需要透過一些科學的方法來完成時間管理。

一開始的故事你可能會說小陳很幸運的準時抵達了餐廳，但其實是因為他不斷地在過程中修改並找出最有效率的方法。然而，如果他還是照著原定計畫下班開車去餐廳呢？有沒有可能原本只需不到半小時就可以到的車程，卻因為下大雨堵車、交通事故及找車位等因素而變成遲到半小時。

其實專案管理就是人類將生活中想達成目標的方式，歸納成一套能相對快速達成的方法(論)，如同亞當‧史斯密寫出《國富論》以前，人類早就已經有經濟行為了。
　
其實我們每個人都是自己人生的專案經理！
　
今天的雲層有點厚，打開各個天氣預報APP都看到降雨率不斷在50%-80%間徘徊，那麼，你做好你的應變計畫了嗎？

首圖來源：Image by Arek Socha from Pixabay

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