「重點佈局」你的信件!像個 CEO 一樣寫出快狠準的 Email

一名 CEO 要煩惱的事情很多,但「時間」是 CEO 最為在意的。無論是世界 500 強企業、還是一間新創公司的 CEO,總有數不盡的待辦事項等著他們去完成,每個 CEO 都在和時間賽跑,他們的每分每秒都參與在全球經濟活動之中,對溝通的效率更是講究,Email 的內容一定是又快、又狠、又精準。接下來本文將為各位讀者提供一些案例和撇步,教你怎麼樣寫出一封,散發著 CEO 氣息的信件!

讓文句簡潔扼要

在職場中,許多人撰寫 Email 時,為了修飾語句,會寫出如小說般的百字甚至千字的超長文章。不僅自己要花費很多時間來寫,讀的人也要耗費很多心神從中找尋重點,對你、對收信的人都不是一件好事。若你有和 CEO 或高階主管 Email 溝通的經驗,你會發現他們非常講求簡明扼要,眼裡幾乎容不下任何冗言贅字,只在意這封 Email 要傳遞的訊息重點是什麼。所以,試著縮短你的篇幅,降低收信者閱讀的負擔。

為你的 Email 設置重點

寫 Email 不是寫作文,不需要揮灑你的文采。每篇 Email 的寄出都有想傳達的訊息,試著練習把你要傳達的重點整理出來,在確保這些重點有傳達到的前提之下,用最少的字數將信件完成。你將會越來越明白自己的每封 Email 要傳達的重點是什麼。

Email 應維持精簡
(Email 應維持精簡/圖:取自 123RF)

實例改寫:

「未精簡版」

Dear Andrew
很高興認識你,我是來自 abc.inc 的 John
我們花了很多時間認識貴公司的業務,我認為我們可以一起做些偉大的事業
我們公司來自紐約,由 a,b,c 公司資助成立
提供…(略)等等服務。
我們可以達到比 Facebook 更好的廣告成效,因為…(略)
我知道許多人說 A 工具成效更好,但我們相信 B 才是最佳的解決方案。
希望近期能和您安排一個線上通話。
John

「精簡版」

Dear Andrew
聽說貴公司有行銷工具的需求,剛好我們公司提供 X 行銷工具,Y 先生介紹我們與您聯絡,不知道這禮拜方便去電與您討論嗎?
John
直接、簡潔、一目了然,直接說明來意,並約定明確時間和聯繫方式。

根據訊息複雜程度選擇適當的溝通方式

若您要傳遞的訊息比較複雜,且需要對方比較深入的回覆,請直接撥一通電話給對方,在 5~10 分鐘內討論完畢。若預計通話時間會超過 10 分鐘以上,請與對方敲定時間面對面進行討論。

若是一個通話 10 分鐘都討論不完的問題,在 Email 上長篇大論會讓效率更加低落,收信的人也會對回覆文章感到非常麻煩。相反的,若是一件在 Email 中百字以內就可以說完重點的訊息,卻選擇約對方出來見面或去電,可能也會讓對方感到困擾。因此我們要據訊息複雜程度,選擇相對應的聯繫方式,才能提高溝通效率。


圖:取自 GIPHY

無論你是一名希望節省時間的 CEO ,還是一名希望能引起 CEO 注意的求職者,若你在書信中試著刪去不必要的贅詞,扼要的將重點提出,你很快就會發現對口的回信速度漸漸變快,而且讓你省下一大筆的時間。

首圖來源:123RF
參考資料:techinasia
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